Is het voor jou en jouw organisatie duidelijk waarom je niet zonder credit management software kunt? Of waarom je misschien vervanging van de huidige moet overwegen? En als je overtuigd bent, hoe zorg je dan dat de rest van de organisatie ook overtuigd raakt?

In dit artikel willen we je helpen met het maken van een business case voor credit management software. Wat kan het en waarom heb je het nodig? Wat kost het? Waar moet je rekening mee houden? Wat gaat het opleveren? En waar moet je verder op letten?

Waarom credit management software?

Wij zien credit management als het hele proces van acceptatie van de klant tot de uiteindelijke betaling van de factuur. Ook wel Order-to-Cash genoemd. Hier valt onder het identificeren van de klant, het bepalen van de kredietwaardigheid, het bewaken van de juistheid van facturen, klachten management en het betaald krijgen van facturen. Als je dit gaat uittekenen dan krijg je een vrij complex geheel waarbij je meerdere functiegebieden raakt en met een vrij grote groep stakeholders, zowel intern als extern, moet samenwerken. Dat vraagt om goede software.

Laptop met credit management software

Voor wie?

Credit management software is al interessant zodra je als organisatie meer dan 100 debiteuren met openstaande facturen hebt. Financiële systemen en ERP pakketten (denk bijvoorbeeld aan Unit4, SAP, Exact) hebben namelijk een specifiek gebied waar zij in uitblinken en credit management hoort daar meestal niet bij. Credit management is ook niet iets wat je er simpel bij doet met behulp van Outlook en Excel, want daar is het te veelomvattend voor. Het vraagt om specialistische software die uitblinkt in workflows.

We gaan aan de hand van een aantal functionele gebieden benoemen hoe de juiste software jouw organisatie kan helpen om van credit management een geïntegreerd proces te maken. En waardoor medewerkers vooral bezig kunnen zijn met de dingen die een computer niet kan oplossen.

Wat is de toegevoegde waarde voor debiteurenbeheer?

Debiteurenbeheer is niet de eerste stap in het proces, maar wel de meest voor de hand liggende als je praat over credit management. Het is ook het proces waar je met relatief kleine stappen een grote winst kunt behalen. We noemen zes redenen waarom gespecialiseerde software beter is dan Excel en Outlook of beter gezegd: onmisbaar is. En dit is nog maar een klein deel van alle voordelen.

1. Verstuur aanmaningen met één klik

Je kent het misschien wel. Periodiek wordt er een batch met aanmaningen gedraaid vanuit het financiële systeem die vervolgens allemaal één voor één nagelopen worden om te kijken of ze daadwerkelijk verstuurd kunnen worden. Als je de juiste software hebt dan is dat hele proces slechts een paar klikken werk of het wordt zelfs dagelijks automatisch op de achtergrond uitgevoerd. De software herkent voor welke factuur of debiteur er een aanmaning verstuurd mag worden, zodat je je als medewerker vooral op de uitzonderingen kunt richten.

2. Je kunt debiteuren segmenteren

Je kunt elke debiteur op dezelfde manier aanmanen, maar de vraag is of dat wel zo effectief is. Credit management software helpt bij het segmenteren van debiteuren. Denk hierbij aan aparte segmenten voor key accounts, debiteuren met een verhoogd risico, nieuwe debiteuren en meer. Per segment kan er een apart aanmaanprofiel met bijpassende toonzetting worden ingericht.

3. Heldere werklijsten

Nooit meer hoef je te bedenken wat er moet gebeuren. De software weet wat er bij welke debiteur en factuur moet gebeuren, onderneemt zelf actie of plaatst dit in een werklijst voor de medewerker.

4. Alle informatie ligt vast op één plek

Als een medewerker ziek of op vakantie is, dan gaan debiteuren niet spontaan op tijd betalen. Met debiteurenbeheer software ligt alle informatie vast op één plek. Iedere medewerker weet precies waar wat speelt, welke brieven er zijn verstuurd en wat de volgende stap is. De software zorgt dus voor continuïteit en voert een deel van de werkzaamheden zelf uit. Dat is wel zo fijn bij een kritisch proces als debiteurenbeheer waarmee je de geldstromen van de organisatie veiligstelt.

5. Grip op betalingsregelingen

De juiste credit management software zorgt dat je betalingsregelingen beter kunt vastleggen en volgen. Het systeem verstuurt een bevestiging van de betalingsregeling naar de debiteur en bewaakt of de overeengekomen termijnen tijdig worden betaald. Op die manier hoef je alleen aandacht te besteden aan de uitzondering. Of soms nog beter, de software onderneemt zelf actie.

Wil je meer weten over wat debiteurenbeheer software kan op dit gebied dan is onze blog over betalingsregelingen misschien interessant.

6. Alternatieve vormen van communicatie

Financiële systemen en ERP pakketten lopen vaak niet voorop als het gaat om de integratie van nieuwe communicatiemiddelen, terwijl juist dat een grote factor is in het sneller betaald krijgen van vorderingen. Goede credit management software zorgt dat je feilloos zaken als SMS, AcceptEasy en iDeal integreert in de communicatie, zodat je de drempel om te betalen zo laag mogelijk maakt.

Het verlagen van drempels is essentieel voor efficiënt en effectief debiteurenbeheer. Je neemt hiermee actief tegenwerpingen bij de debiteur weg, waardoor je eerder tot betaling komt of tot de echte reden van niet betalen.

Overzicht met klachten

Klachten management

Eén van de redenen waarom debiteuren vaak niet betalen of geen aanmaning mogen ontvangen is een klacht over een factuur. Credit management software maakt het mogelijk om per debiteur en factuur vast te leggen of er een klacht is, wat de reden is, of er nog aangemaand mag worden en wie er intern actie moet ondernemen.

De software verstuurt een bevestiging van de klacht naar de klant, verzorgt de workflow voor het oplossen van de klacht, bewaakt de doorlooptijd en zet waar nodig nieuwe acties uit. Op deze manier zorg je dat ook het laatste deel van het commerciële contact met een klant goed wordt afgehandeld. Want dat is een klacht, het is de laatste kans om te zorgen dat iemand klant blijft en dat proces moet zo soepel mogelijk verlopen.

In onze blog over het dispuut management optimaliseren kun je hier meer over lezen.

Inzicht en analyse

Credit management software gaat in de loop van de tijd data verzamelen. Het verzamelen van data heeft negatieve klank gekregen, doordat bedrijven als Facebook daar op een verkeerde manier mee omgaan. Maar je kunt het verzamelen van data ook positief inzetten. Helemaal omdat credit management veel vlakken van de bedrijfsvoering raakt. Denk bijvoorbeeld alleen al aan het verzamelen en beheren van klachten, wat veel zegt over hoe bepaalde processen binnen de organisatie verlopen.

De data die je met credit management verzamelt kun je gebruiken in operationele rapportages, een centrale BI tool of door de software laten gebruiken in workflows. Met het laatste laat je het systeem data gebruiken bij het bepalen van de volgende stappen in een proces.

Met de gegevens die je verzamelt help je credit management afdeling direct bij optimaliseren van bedrijfsprocessen, maar je helpt ook klanten. Stel een klant wil een betalingsregeling en de software weet op basis van data analyse dat de kans klein is dat de klant die regeling nakomt, dan help je de klant niet met het sluiten van die betalingsregeling. In dat geval kun je beter in gesprek gaan met die klant, zodat je samen tot een echte oplossing komt. Dat is wat credit management software dus voor je kan doen.

Betere beheersing van risico’s

Risico’s horen bij het leven, maar als je je niet bewust bent van risico’s dan loop je achter de feiten aan en dat kan nare gevolgen hebben. Risk management is daarom het laatste functionele onderdeel wat we willen benoemen over waarom je niet zonder credit management software kunt. Het maakt risico’s inzichtelijk, berekent en bewaakt kredietlimieten, koppelt met leveranciers van kredietinformatie en ondersteunt je bij kredietverzekeringen.

Een bijkomend effect van het goed beheersen van risico’s is dat je ook inzicht krijgt in potentieel interessante klanten. Klanten waar je vanuit risico oogpunt misschien meer wilt doen. Op die manier creëert credit management commerciële kansen.

Credit risk management is vaak een onderschat proces binnen organisaties, maar is misschien alleen al voldoende reden om met credit management software aan de slag te gaan. Je kunt hier meer over lezen in onze blog over credit risk management.

Waar draait debiteurenbeheer software?

Wanneer je start met debiteurenbeheer software, of misschien een nieuwe leverancier zoekt, dan moet je ook naar hosting kijken. Ga je de software zelf hosten of ga je naar de cloud en laat je dat door de leverancier doen? Beide heeft voordelen, net als dat een desktop applicatie ook voordelen kan hebben ten opzicht van een web applicatie en andersom. Ook in de cloud. Veel mensen verwarren namelijk web based met cloud. Het plaatsen van software in de cloud betekent in het kort dat de software draait op de infrastructuur van een andere partij dan de eigen organisatie. Web based betekent dat je de applicatie gebruikt in een browser als Google Chrome en dat kan ook op een intern netwerk of zelfs op een laptop.

Een belangrijke afweging bij zelf hosten of cloud is of je als organisatie bereidt bent om data bij de een derde te plaatsen.

Wat kost credit management software?

Het implementeren van credit management software bestaat uit een éénmalige investering en een terugkerende component.

Eénmalig heb je de kosten van de implementatie. Intern zul je kosten maken en de leverancier vraagt ook een bedrag voor het inrichten van de software. Hoe hoog deze kosten zijn, wisselt sterk en hangt af van de eisen die je als organisatie stelt. Een wereldwijde implementatie voor tweehonderd gebruikers met veel specifieke processen zal een veelvoud kosten van een implementatie bij een organisatie met twee gebruikers die vooral het standaard debiteurenbeheer wil automatiseren. In het laatste geval kun je voor een paar duizend Euro al klaar zijn.

De terugkerende kosten bestaan uit licenties en de hosting van de software. Bij de licenties moet je gemiddeld rekening houden met € 100 tot € 200 per maand per gebruiker. Dit is afhankelijk van de leverancier en de eisen die er gesteld worden.

“De nieuwe software en werkwijze waren natuurlijk even wennen voor iedereen, maar het resultaat is dat we een jaar na implementatie op alle fronten in control zijn.” (Olaf Brakel, Amsterdam UMC)

Wat levert het op?

Wij zien bij veel klanten een terugverdientijd van 6 tot 18 maanden. De winst zit onder andere in:

  1. Er kan meer werk met minder mensen worden verricht.
  2. Facturen worden gemiddeld sneller betaald.
  3. Er is meer grip op klachten en de klachtafhandeling.
  4. Er is meer inzicht in het betaalgedrag van klanten, redenen van non-betaling en de prestatie van verschillende bedrijfsonderdelen.
  5. Minder afschrijvingen.
  6. Professionelere communicatie, zowel intern als met de klant: de juiste toon op het juiste moment.

Waar moet je op letten bij de keuze van software?

De juiste software kiezen is complex en het gaat te ver om dat hier helemaal te behandelen. Er zijn toch twee dingen die we mee willen geven:

  1. Bepaal vooraf waar de software minimaal aan moet voldoen. Nu, maar ook in de toekomst of bij veranderende omstandigheden. Biedt de software de mogelijkheid om mee te groeien met de organisatie? Kijk ook niet naar wat de software van een leverancier kan, maar geef aan wat jij wilt dat het kan. Je kunt altijd de wensen naar beneden bijstellen. Start daar alleen niet mee.
  2. Vraag om een Proof of Concept. Als een leverancier zegt dat iets kan, dan moet het ook geen probleem voor hen zijn om dat werkend te laten zien.

Als je deze twee uitgangspunten hanteert, dan zorg je dat je als opdrachtgever voor een groot deel achter het stuur zit. Want de leverancier moet jou overtuigen van wat zij voor jouw organisatie kan betekenen.

Hoe implementeer je credit management software?

Heb je de business case rond en heb je een keuze gemaakt voor een leverancier, dan moet de software geïmplementeerd worden. Je bepaalt eerst met de leverancier welke methode wordt gebruikt voor de implementatie. Bij CE-iT hebben we een voorkeur voor een Agile aanpak die sterkt neigt naar Kanban.

We gaan hier niet de hele implementatie bespreken, maar één van de belangrijkste adviezen is om iedere stap zo klein mogelijk te maken omdat kleine stappen eenvoudiger zijn. Neem als voorbeeld de betalingsregeling. Die kun je als één brok implementeren of je knipt het op in stappen als: het aanmaken, het bevestigen, het bewaken en het opvolgen van een betalingsregeling. Met kleine stappen maak je het voor leden van een project makkelijker om alles te begrijpen. En het geeft minder ruimte voor ruis.

Ga je internationaal credit management software implementeren, dan is dat extra complex. Je kunt in dit artikel tips lezen over de uitdagingen bij de internationale uitrol van software op basis van onze ervaringen. Heb je vragen? Neem dan gerust contact met ons op.