Het implementeren van software wordt vaak onderschat. Vreemd is dat niet. Veel opdrachtgevers zijn zelf eindgebruiker en implementatie is niet hun dagelijkse werk. Wat voor een gebruiker vanzelfsprekend is, is dat vaak niet voor een ontwikkelaar en andersom. Dit vereist afstemming. En vakjargon? Beter van niet.

Communicatie bij internationale implementaties

Bij een internationale uitrol van software spelen deze zaken nog sterker. Daarom hier een aantal tips en uitdagingen.

Duidelijke requirements
Beschrijf de requirements kort en duidelijk. Door requirements op te delen in kleine stukken, kun je makkelijker uitleggen wat de bedoeling is. En je reduceert de kans op ruis.

Creëer overzicht
Maak een overzicht: wat moet er allemaal gebeuren en wie doet wat? Bij CE-iT gebruiken we daar Trello voor. In de blog “Project management met Trello” lees je er meer over. Trello is voor iedereen toegankelijk en helpt je bij het aanbrengen van structuur.

Regelmatig afstemmen
Spreek vaste momenten af om zaken af te stemmen. Dit hoeft geen urenlange vergadering te zijn (juist niet), denk meer aan een korte stand-up meeting. Dat kan ook prima via de telefoon of Skype, omdat iedereen dankzij Trello al globaal zicht heeft op de voortgang. Is het een groter project? Dan is een dagelijkse stand-up handig. Je stemt in maximaal 15 minuten af wat er speelt e n je kijkt samen of alles duidelijk is voor iedereen om verder te kunnen. Dit is ook hoe wij agile werken binnen CE-iT.

Terminologie in verschillende talen

De Nederlandse taal is best lastig. Dat komt ook doordat we in het Nederlands steeds meer Engelstalige termen gebruiken. Maar dat wil niet zeggen dat een Amerikaan die ook kent. Ga je software in een internationale setting implementeren? Dan adviseren we je om de functies letterlijk te beschrijven en te vertalen. Dat voorkomt verwarring en elimineert direct negatieve effecten van vakjargon.

Inhoudelijke aspecten

Als je internationaal (of wereldwijd) software gaat implementeren, dan word je soms geconfronteerd met functionele verschillen tussen landen. Er zijn nogal wat valkuilen. Communicatie is, zeker in een internationale setting, cruciaal. Het betekent niet dat je bij elkaar in één ruimte moet zitten, maar wel dat je helder moet zijn in je woordkeuze. En dat je werkt met korte, duidelijke documentatie. We zetten alle valkuilen op een rij:

1) Tijdzones
Je moet vooraf bepalen welke tijdzone aangehouden wordt voor een actie. Stel dat de applicatie om 10.00 uur een actie moet uitvoeren. Is dat dan in de tijdzone van de gebruiker of in de tijdzone waar de server staat?

2) Character sets
Wereldwijd worden er verschillende character sets gebruikt. Denk alleen al aan China, Japan en de Arabische landen. MA!N kan dit verwerken tijdens een import en toepassen in schermen en correspondentie. Het is zeker iets om vooraf bij stil te staan, omdat er vaak haken en ogen aan zitten. CE-iT kent het klappen van de zweep en adviseert je graag.

3 Werkdagen en beschikbaarheid
Feestdagen en werkdagen kunnen per land verschillen. Zo is zondag een reguliere werkdag in veel landen in het Midden-Oosten. Als je dan bepaalt dat op ‘werkdag 4’ iets moet gebeuren, dan moet je wel vaststellen wat je precies bedoelt. Kortom, je zult moeten werken met verschillende kalenders.

4 24/7 beschikbaar
Ook de werktijden verschillen per tijdzone. En dat terwijl 24/7 beschikbaarheid altijd een eis is bij een internationale implementatie. Hoe plan dan je het onderhoud? En is het datacenter hierop wel ingericht?

5 Wereldwijd toegang
Gebruikers moeten vanaf elke locatie in de wereld toegang hebben tot de applicatie. Bij CE-iT maken we daarom voor de hosting gebruik van Microsoft Azure. Die biedt wereldwijd een goede performance qua snelheid en betrouwbaarheid. Er kan worden overwogen (en soms is dat hard nodig) om omgevingen te distribueren naar een ander werelddeel en/of omgevingen aan elkaar te verbinden.

6 Specifieke wensen
Qua functionele inrichting kunnen landen dezelfde wensen hebben. Maar op de achtergrond kunnen dingen toch net iets anders zijn, bijvoorbeeld door lokale wetgeving. Wij werken daarom meestal met een blauwdruk. Per land kijken we vervolgens hoe specifieke zaken ter plekke binnen MA!N moeten worden ingericht.