Bij CE-iT hebben we geen kantoor, maar dat betekent niet dat we binnen projecten niet met elkaar en met klanten samenwerken. Project Management als remote company vraagt alleen om een andere manier van afstemmen. Een belangrijke tool voor ons bij het project management is Trello.
Wat is Trello
Trello is een tool die je kunt gebruiken voor project management, to do lists en meer. Het wordt veel gebruikt als digitaal Scrum of Kanban bord en dat is ook waar wij het bij CE-iT voor gebruiken. Het leent zich uitstekend voor Agile projecten en bij CE-iT laten we ook klanten meekijken, zodat zij de voortgang van een project kunnen volgen.
Trello is beschikbaar via het web en als app op de telefoon en tablet.
Hoe werkt Trello
Je kunt binnen Trello een onbeperkt aantal borden met lijsten en cards (to do’s) aanmaken. Ik zal eerst uitleggen wat dit in Trello betekent:
- Bord: dit kun je zien als een overzicht met alle taken die in een project gedaan moeten worden. Bij ons zijn dat bijvoorbeeld de requirements van de klant, testbevindingen en changes.
- Lijst: binnen een bord kun je lijsten aanmaken. In het geval van CE-iT hebben we op een bord bijvoorbeeld lijsten als: Backlog, Specify, Specify done, Implement doing en Testing. Iedere lijst vertegenwoordigd een stap in de uitvoering van een onderdeel van het project. Zodra een stap gereed is, wordt een card naar de volgende lijst gesleept.
- Cards: dit zijn de daadwerkelijke onderdelen die bij ons tijdens een project geïmplementeerd moeten worden. Binnen een card specificeer je wat er moet gebeuren. Hiervoor kun je beschrijvingen, checklists en bijlages gebruiken.
Een project doe je meestal, in ieder geval bij CE-iT, niet alleen. In Trello kun je daarom mensen, het projectteam, toevoegen aan een bord. Deze mensen kunnen de borden niet alleen zien, maar je kunt ook personen toewijzen aan een card en zij kunnen informatie en notities toevoegen. Op die manier kun je zien wie er aan een card werkt of moet gaan werken.
Project management met Trello binnen CE-iT
Binnen CE-iT hebben we Trello opgezet zoals hierboven is beschreven. Het is voor ons een handvat om te zien wat er moet gebeuren en wat de voortgang is van een project. Het uitgangspunt is dat alles wat er moet gebeuren, denk aan requirements of testbevindingen, terug te vinden is in een card. Op die manier kan iedereen bij vragen naar dezelfde plek toe voor een antwoord. Als het antwoord daar niet gevonden kan worden dan betekent dat 1) dat er sprake is van change of 2) dat de product owner niet duidelijk is geweest.
Trello is ook het handvat voor de dagelijkse stand-up call die er met het team wordt gedaan. Die call is bedoeld om onderling af te stemmen of er nog bijzonderheden zijn. Het geeft ook inzicht in de voortgang, zodat we niet alles elke keer hoeven te bespreken.
We gebruiken Trello voor zowel kleine als grote projecten, maar ook voor support issues die niet direct opgelost kunnen worden. Het biedt structuur en overzicht over wat er moet gebeuren. Dat is zeer welkom als je niet bij elkaar op één locatie zit, maar eigenlijk geldt dat ook in situaties waarbij mensen wel op één locatie zitten.
Alternatieven en conclusie
Trello is natuurlijk niet de enige die dit kunstje kent. Alternatieven zijn bijvoorbeeld Jira, Asana en recent ook Microsoft Planner. Deze tools hebben hetzelfde doel, maar de manier hoe ze dat doen verschilt. Je zult dus per organisatie moeten kijken wel oplossing het best passend is.
Trello is zeker niet volmaakt en andere tools hebben wellicht meer features, bijvoorbeeld op het gebied van rapportages. Het ontbreken van die extra features, maakt echter wel dat Trello makkelijk is uit te leggen aan mensen. Dat zorgt er ook voor dat we klanten simpel aan kunnen haken op Trello en dat wij het voorlopig ook blijven gebruiken.