Door de pandemie stapten veel organisaties over naar volledig remote werken of een hybride oplossing. Bij het laatste werk je een paar dagen op kantoor en een paar dagen ergens anders. Volledig remote werken zie je inmiddels minder. Bij CE-iT doen we dat nog wel. Sterker nog, we hebben altijd zonder kantoor gewerkt.

Permanent remote werken betekent een andere manier van samenwerken. In deze blog delen we een aantal van onze ervaring en kijken we hoe andere organisaties dat doen. Een terugkerend thema bij deze organisaties is schriftelijke communicatie. Wil je als bedrijf langdurig succesvol zonder kantoor werken, dan helpt een investering in de schriftelijke vaardigheden van het team.

Illustratie van een huis met een locatie icoontje.

Waarom werken zonder kantoor

Of je nu helemaal zonder werkt of dat je hybride remote werkt, het heeft veel voordelen. We noemen er een paar:

  • Mensen besparen (veel) tijd aan reizen. Ze staan ’s ochtends niet in de file en zijn daardoor frisser wanneer ze de werkdag starten.
  • Zonder kantoor werk je efficiënter. Je wordt minder vaak ad hoc gestoord, waardoor je het werk sneller en beter doet.
  • Op een kantoor plannen mensen vaak fysieke vergaderingen die veel tijd kosten. Bij CE-iT vergaderen we in principe niet. We plannen een overleg wanneer we samen aan een project werken of bij vragen. En alleen met de mensen die ertoe doen voor het overleg.
  • Remote werk is duurzamer en beter voor de wereld doordat mensen zich niet onnodig twee keer per dag verplaatsen van de ene kant van het land naar de andere kant.

Basecamp: werk gebeurt niet op het werk

Een bedrijf dat al vroeg remote werkte, is Basecamp. Oprichter Jason Fried gaf al in 2010 een TED Talk over remote werk en dat werk niet persé op het werk gebeurt. Een van zijn argumenten is dat je op kantoor vaker gestoord wordt tijdens je werk. Hij vergelijkt het met slapen. Je slaapt het beste als je onafgebroken slaapt, want je valt niet meteen weer in slaap wanneer die onderbroken wordt. Hetzelfde geldt voor werk.

Basecamp heeft vuistregels opgesteld voor communicatie. Deze stellen dat schriftelijke communicatie leidend is. Je wilt dat informatie beschikbaar is wanneer iemand het nodig heeft en dat mensen niet gestoord worden in hun werk. Vergaderingen zijn een laatste redmiddel als al het andere niet werkt.

Het bedrijf heeft een pagina vol met tips en links gericht op remote werk die je ter inspiratie kunt raadplegen.

Distributed: Matt Mullenweg

Net als bij Basecamp geldt ook bij Automattic dat schriftelijke communicatie de spil vormt voor het succes. En dat informatie zoveel mogelijk online voor iedereen toegankelijk is.

Automattic is het bedrijf achter onder andere WordPress en Tumblr. Het heeft meer dan 1300 medewerkers en werkt sinds de oprichting volledig remote.

Matt Mullenweg – een van de oprichters en de CEO van Automattic – zegt dat je mensen in staat moet stellen om een goede werkomgeving te creëren. Voor de een is dat thuis, voor iemand anders is het een co-working space en bij anderen is het een mix van die twee. Het idee is dat mensen in een omgeving werken waarin ze optimaal presteren. Matt praat hier in onderstaande TED Talk over.

Een andere opvallend punt bij Automattic is dat ze niet op (online) aanwezigheid sturen. Het gaat om wat iemand doet. Is vier uur per dag voldoende voor je werk, dan is dat prima. Het gaat om het resultaat en niet om het aantal uren dat je werkt of aanwezig bent. Dat betekent dat ze sturen op slim werken en in de praktijk leidt dat tot weinig vergaderen.

GitLab’s Guide to All-Remote

Gitlab is een bedrijf dat met meer dan 1500 mensen volledig remote werkt. Net als Automattic en Basecamp delen ze hun ervaringen met iedereen. Ze hebben een uitgebreide how to work remote guide met antwoorden op bijna alle vragen rond remote werk. De guide bevat een aparte sectie voor remote managers. De rol van een manager is bij een remote bedrijf namelijk anders. Een manager moet zichtbaar zijn, dienend, empatisch en werken op basis van vertrouwen. Eigenlijk zoals het overal hoort.

Schrijven, schrijven, schrijven

Bij Gitlab werken mensen niet alleen remote, maar ook op andere tijden. Ze werken asynchroon. Hoe dat kan? Schriftelijke communicatie en dat is de rode draad bij veel organisaties die al jaren volledig remote werken. Het is de primaire vorm van communicatie en dat kan wennen zijn voor mensen.

Bij schrijven heb je vaak geen directe interactie met de ontvanger. Het vraagt daarom om helder denken en formuleren, zodat de boodschap duidelijk is voor de ontvanger. Je moet als organisatie in investeren in deze vaardigheid, want het gaat niet vanzelf.

En hoe doen we het bij CE-iT?

We herkennen de best practices van de genoemde bedrijven en kijken naar wat werkt in onze praktijk. Zowel voor de organisatie als voor individuele collega’s. Aan het begin van de pandemie verzamelden we handige tips voor het werken vanuit huis en die gelden nog steeds.

Investeer in samenwerking en contactmomenten onderling. Je komt elkaar niet tegen bij de koffieautomaat, maar het contact met elkaar is belangrijk. We proberen doorlopend nieuwe manieren op dit vlak. Zo begonnen we in 2021 met VR in Horizon Workrooms voor interne overleggen.

Onze ervaring tot nu toe is dat het veel toevoegt wanneer je op afstand samenwerkt en overleg hebt. Het is bijvoorbeeld duidelijker wie er aan het woord is en er is meer non-verbale communicatie. Dit maakt het persoonlijker dan videobellen via Teams of Zooms. We zien elkaar ook een aantal keren per jaar in het echt, en Horizon Workrooms is daar een mooie aanvulling op.

Persoonlijk contact

We hebben nog een paar laatste tips, want een valkuil van remote werk is dat je het onderlinge persoonlijk contact verliest. Of dat het contact onpersoonlijker wordt. De volgende punten helpen je om dat te voorkomen:

  • Begroet elkaar als je contact zoekt, zowel telefonisch als via tekstberichten, zoals je dat ook op kantoor doet. Dus goedemorgen, hallo, etc. Het is iets kleins, maar het helpt het persoonlijk te houden.
  • Zorg dat je op vaste momenten in de week, een kort overleg hebt als team. Dit gebruik je voor het afstemmen van werk, maar ook als moment voor sociaal contact. (Dit is niet hetzelfde als vaste vergaderingen)
  • Zoek als manager of teamleider door de dag en week heen doorlopend contact met zowel het team als geheel als met de individuele teamleden. Dat kan via chat apps en telefonisch. Zo weet je eerder wat er speelt of dat iemand vastloopt.
  • Vertel actief wat er speelt, waar je mee bezig bent of als iets niet lukt. Als je dit niet doet, dan weet iemand anders niet wat er speelt en loop je misschien onnodig vast.

Bij CE-iT geloven we in remote werk en net als bij werken op kantoor vraagt het om aandacht om er een succes van te maken. Ongeacht de omvang van de organisatie.