Deze nieuwsbrief is anders dan anders, omdat de situatie in Nederland en de rest van de wereld ook anders is dan anders. Het zijn rare tijden, waarin veel bedrijven en mensen plotseling geconfronteerd worden met “verplicht” remote en vanuit huis werken. Bij CE-iT werken we al 15 jaar zonder kantoor en we willen daarom graag delen hoe we dat doen. Misschien dat anderen daar iets aan hebben.

Wanneer je remote werkt dan kun je net zo productief, of zelfs productiever zijn, als op kantoor werkt. Er zijn minder onnodige vergaderingen en doorgaans wordt je minder afgeleid door collega’s. Natuurlijk is die situatie iets anders als je kleine kinderen hebt die niet naar de opvang kunnen.

We willen drie punten kort toelichten: tools (middelen), samenwerken, sociale contacten.

Tools

Er zijn de laatste jaren veel apps en andere oplossingen op de markt gekomen waarmee je als individu en team locatie onafhankelijk kunt werken. Hierdoor deel je bestanden en schermen, communiceer via tekstberichten en voer je vergaderingen uit (zowel telefonisch als video).

Heb je deze tools nog niet dan zijn er een paar die je kunt bekijken:

Veel bedrijven hebben aangegeven zij hun diensten op dit gebied de komende tijd gratis of tegen een gereduceerd tarief aanbieden. KPN biedt ook gratis vergadernummers aan: https://overons.kpn/nl/nieuws/2020/initiatief-om-werkend-nederland-te-helpen-in-uitzonderlijke-situatie-gratis-vergadernummers.

Samenwerken

Afhankelijk van hoe je als bedrijf georganiseerd bent, kun je vanuit huis bij alle bestanden die je nodig hebt voor je werk. Dat is het mooie van de technische ontwikkelingen en daar helpen de eerder genoemde oplossingen bij. Als je op kantoor zit dan kun je makkelijk bij een collega meekijken als zij of hij een vraagt heeft. Remote kan dat ook. Via Microsoft Teams of Slack deel je eenvoudig je scherm met een collega of klant, waardoor je allebei naar hetzelfde kijkt. Of zelfs in dezelfde bestanden werkt. En dat gaat misschien nog wel makkelijker dan wanneer je naast elkaar op kantoor zit. Via deze oplossingen deel je ook bestanden, bel je en stuur je tekstberichten.

Soms is het handig om in een gesprek snel iets te tekenen. Met Microsoft Whiteboard doe je dat en anderen kijken eenvoudig mee. De synchronisatie in Microsoft OneNote is ook erg goed, waardoor je die app daar misschien ook voor kunt gebruiken.

Wanneer je bekend bent met Agile werken dan ken je ongetwijfeld de borden met post-its. Met Trello doe je dat digitaal. Je ordent taken, wijst ze toe aan teamleden en ziet in een oogopslag wat de voortgang is. Je kunt hier lezen hoe wij met Trello werken.

De meeste bedrijven gebruiken Microsoft Office, maar als je samen met één of meerdere collega’s een document aan het schrijven bent dan wil je misschien naar Google Docs kijken. Dit is de Word versie van Google. Samenwerken gaat hier, mede door de uitstekende synchronisatie, feilloos. Dat werkt zelfs zo goed dat leerlingen in het voortgezet onderwijs dit ook als chatprogramma tijdens lessen gebruiken.

Als iedereen op een andere locatie werkt dan zie je niet of een collega bezig is wanneer jij wat wilt vragen. Stuur daarom eerst een bericht, om te vragen of het past. Op die manier komt iedereen aan zijn of haar werk toe.

Sociale contacten

Eén dingen wat veel mensen missen als ze alleen vanuit huis werken, is het contact met collega’s. Hier zijn een paar handige tips voor:

  • Begroet iedereen, zowel telefonisch als via tekstberichten, zoals je dat ook op kantoor doet. Dus goedemorgen, etc. Het is iets kleins, maar het helpt in het contact.
  • Zorg dat je op vaste momenten, bijvoorbeeld dagelijks, een kort telefonisch overleg hebt als team. Dit gebruik je voor het afstemmen van werk, maar ook als moment voor sociaal contact.
  • Als manager of teamleider zoek je bewust door de dag en week heen contact met zowel het team als geheel als met de individuele teamleden. Dat kan via chatapps en telefonisch. Op die manier blijft het contact bestaan en weet je eerder of er problemen zijn.
  • Bij remote werken is communicatie nog belangrijker dan anders. Vertel daaarom actief, zowel management als andere teamleden, waar je mee bezig bent of als iets niet lukt. Als je dit niet doet, dan weet iemand anders niet wat er speelt en loop je misschien onnodig vast.

De komende tijd zal het overal onrustig zijn. Heb je vragen over remote werken en zoek je naar handvaten? We helpen je als klant ook op dit punt graag verder. Je kunt dan het beste contact opnemen met Wim zijn e-mailadres is w.postma@ce-it.nl.