Niet iedere klant kan een vordering in een keer betalen. Met het aanbieden van een betalingsregeling help je de klant en zorg je dat je als organisatie toch betaald wordt. Maar, hoe zorg je voor succesvolle betalingsregelingen? En hoe ondersteun je dat met software? Op die vragen en meer geven we antwoord in deze blog.

Wat verstaan we onder een betalingsregeling

Een betalingsregeling sluit je af als een debiteur een factuur niet in één keer kan betalen. Op basis van de financiële mogelijkheden spreek je met de debiteur de termijnen af voor aflossing van de vordering.

De meeste betalingsregelingen hebben vaste bedragen per maand. Je kunt ook afwijkende termijnen per maand afspreken. Bij particulieren doe je dat bijvoorbeeld voor de maand waarin ze vakantiegeld ontvangen.

Hoe bepaal je de afloscapaciteit

Dat brengt ons ook op de vraag hoe je bepaalt wat iemand kan aflossen. Bij een bedrag van € 150,- is dat minder moeilijk dan bij € 10.000,-.

Hoe hoger de vordering, hoe meer informatie je wilt hebben voor het bepalen van de afloscapaciteit. Net als dat een bank die gegevens wil bij het verstrekken van een lening. Het gaat om inkomsten, vaste lasten en andere schulden.

Een rekenvoorbeeld voor de afloscapaciteit vind je op schuldhulp.nl. Dit is een voorbeeld voor particulieren. Bij bedrijven kijk je op een andere manier naar de aflossing en heb je ook andere rechten.

Bedenk bij particulieren dat financiële problemen tot stress leiden. Hierdoor neemt iemand verkeerde beslissingen of reageert slecht op contactverzoeken. Ga daarom niet voor het hoogste aflossingsbedrag, maar voor wat haalbaar is. Het verhoogt de kans dat iemand de betalingsregeling nakomt.

Help de debiteur met betalen

Voor het beste resultaat wil je dus meedenken met de debiteur. Dat is het hele idee van een betalingsregeling en daarom moet je het betalen zelf ook zo makkelijk mogelijk maken.

Je kunt het naleven van de betalingsregeling op een paar manieren makkelijker maken:

  • Stuur een paar dagen voor het vervallen van een termijn een herinnering per e-mail of sms. Zo zorg je dat iemand de komende aflossingstermijn niet vergeet.
  • Geef de debiteur de mogelijkheid tot betalen via kanalen als iDeal. Het maakt betalen makkelijker voor de debiteur.
  • Combineer de eerste twee en voeg een betaallink toe aan de herinning die je stuurt.

Hoe meer drempels je wegneemt, hoe groter de kans dat iemand snel betaalt. En dus de betalingsregeling nakomt.

Onderneem actie bij late betaling

Er zullen altijd betalingsregelingen zijn die niet worden nagekomen. Je wilt daar het liefst zo snel mogelijk na de vervaldatum van de termijn actie op ondernemen. Hoe, dat hangt van verschillende factoren af. Heeft de debiteur eerdere termijnen gemist? Heb je tijd om iemand te bellen?

Soms heeft een debiteur alleen een extra herinnering nodig. Het sturen van een e-mail waarin je op de achterstand wijst kan dan al voldoende zijn. Hiermee geef je debiteur nog een kans tot het naleven van de betalingsregeling.

Een herinnering per e-mail is efficiënt qua tijd en zal in een deel van de gevallen tot betaling leiden. Wanneer je een betaallink toevoegt, dan vergroot je ook hier de kans op betaling.

Wordt er nog steeds niet betaald, dan kun je het beste persoonlijk contact opnemen. Er is tenslotte al sprake van een uitzondering en nog een brief of e-mail leidt dan vaak niet tot een oplossing.

Heeft een debiteur vaker niet betaald, dan passen andere stappen misschien beter. Denk aan overdracht van de vordering aan een incassobureau of deurwaarder. Als er sprake is van problematische schulden dan verwijs je de debiteur door naar schuldhulp bij de gemeente.

Zakelijke betalingsregelingen

Voor zakelijke betalingsregelingen gelden er een paar afwijkingen. Je kijkt anders naar de afloscapaciteit en termijnen. Het doel is dat de debiteur jou als eerste betaalt.

Bij een bedrijf wil je ook inzicht in de achterstanden bij de Belastingdienst en uitbetaling van salarissen. Salarissen zijn een van de laatste posten die een bedrijf niet betaalt. Wanneer dat dus speelt, dan weet je dat de nood hoog is. Bij een belastingachterstand wil je weten wat de afspraken zijn voor het inlopen van die achterstand. De Belastingdienst heeft namelijk meer rechten en middelen. Het ontbreken van afspraken kan daarom wijzen op een hoger risico.

Een bedrijf ontvangt, anders dan een particulier, wekelijks betalingen. Je spreekt daarom liever wekelijkse betalingen af dan per maand. De hoogte van termijnen is dan lager, maar je hebt wel meer grip doordat er minder tijd tussen termijnen zit. Wanneer de financiële situatie bij de debiteur verslechtert dan zie je dat direct en kun je actie ondernemen.

Lees ook hoe AgroEnergy zakelijke betalingsregelingen beheert voor vorderingen waar nog geen factuur voor is.

Betalingsregelingen beheren met software

Er is nog een laatste onderwerp en dat is het beheren van betalingsplannen. Wanneer je één betalingsregeling hebt dan is het beheer eenvoudig. Je maakt een notitie in je agenda en kijkt op de afgesproken dag of er betaald is. Maar wat als je dertig actieve betalingsregelingen hebt? Of tweehonderd?

Een veel gebruikte toepassing van onze software MA!N is het beheren van betalingsregelingen. Het neemt het meeste werk uit handen zodat medewerkers de klant kunnen helpen.

MA!N ondersteunt alle functies die we hiervoor noemden. Denk aan het:

  • vastleggen van de afspraken;
  • bevestigen van afspraken;
  • versturen van periodieke herinneringen;
  • bewaken of er op tijd wordt betaald;
  • opvolgen bij het niet nakomen van afspraken.

Credit management software stelt je instaat om debiteuren die niet kunnen betalen te helpen. En terwijl je dat doet, zorg je dat facturen alsnog worden betaald.

Ben je benieuwd wat MA!N voor jou kan doen? Lees dan verder over onze credit management software.