Veel van onze klanten gebruiken MA!N voor hun debiteurenbeheer. Een belangrijke functionaliteit voor hen is de betalingsregeling. Dat klinkt als een simpele functie, maar door de jaren heen hebben we hier verschillende varianten van geïmplementeerd. Laten we kijken naar de meest gebruikte functies.

Betalingsregeling vastleggen in MA!N

Een betalingsregeling bestaat meestal uit een te betalen bedrag per maand of per week. Wat je minder ziet, zijn verschillende termijnbedragen. Toch kan dat prima werken. Een voorbeeld: in Nederland krijgen veel particulieren in mei vakantiegeld en hebben dan meer aflossingsruimte. Hoe je hierop inspeelt? Je stemt met de klant af hoeveel hij moet betalen en wanneer. Vervolgens leg je in MA!N de afspraken vast en MA!N automatiseert de rest.

De klant ondersteunen

Bij het invoeren van een betalingsregeling kan MA!N een bevestiging van de regeling naar de klant versturen. Dit is een eenmalige actie. Bij langer lopende regelingen wil je de klant ondersteunen in het naleven van de betalingsregeling. Een paar voorbeelden:

  • Stuur een melding voor het vervallen van de termijn, eventueel samen met een betaalverzoek.
  • Een SMS als betalingsherinnering versturen afgestemd op het gedrag van de klant. Je stuurt dan alleen een SMS als de klant eerder een of meerdere termijnen te laat heeft betaald.

Controle betalingsregeling

Betaalt de klant tijdig ‘ja’ of ‘nee’ – zo eenvoudig is de controle van de betalingsregeling. Maar de situatie verandert als je veel betalingsregelingen hebt. Je wilt voorkomen dat MA!N onnodige acties aanmaakt voor het niet nakomen van een betalingsregeling. Onnodige acties voorkom je door het toevoegen een marge voor:

Het termijnbedrag
Als iemand € 100 moet betalen, maar € 99 betaalt, dan wordt deze betaling toch gemarkeerd als ‘nagekomen’. Zo ondervang je kleine betalingsverschillen.

De controledatum
Als je met een klant 22 augustus als uiterste betaaldatum hebt afgesproken, dan bestaat de kans dat hij het geld pas op 22 augustus overmaakt. Het kan ook zijn dat betalingen niet tijdig in het financiële systeem worden verwerkt. Voor dit soort situaties stel je een rustperiode van enkele dagen in. MA!N hanteert nog steeds 22 augustus als betaaldatum richting de klant, maar maakt pas een actie aan als de betaling enkele dagen later niet zichtbaar is.

Nieuwe vorderingen toevoegen

Als je een betalingsregeling hebt met een klant, dan kunnen er gedurende de looptijd nieuwe vorderingen ontstaan. Dat kan een reden zijn om de betalingsregeling te beëindigen. Maar misschien wil je wel dat de nieuwe vordering aan de betalingsregeling wordt toegevoegd. MA!N biedt hiervoor verschillende opties, zowel handmatig als geautomatiseerd.

Meer mogelijkheden

Als de betalingsregeling bijna is afgerond, kan MA!N de klant een bericht sturen. Hierin bedank je hem bijvoorbeeld voor het betalen van de achterstand en geef je aan wat de hoogte van de slottermijn is.

Een laatste mogelijkheid die we willen noemen is de optie voor betalingsregelingen op toekomstige facturen. Hierbij sluit je een betalingsregeling af voor facturen die nog niet zijn verstuurd. Je leest hier meer over in de case van AgroEnergy.

Goed om te weten: er zijn nog meer mogelijkheden. Wil je dat we je hierover bijpraten? Stuur ons een e-mail, dan nemen we contact met je op en bespreken we samen wat de wensen en mogelijkheden zijn. Of lees meer over de mogelijkheden van credit management software.

Met MA!N zorg je dat de betalingsregeling voor jouw organisatie werkt.