Disputen (klachten) zijn een belangrijke oorzaak voor late betaling van facturen. Zijn er weinig disputen, dan is het proces vaak goed te managen. Zijn er veel, dan is dispuut management meestal bewerkelijk. MA!N maakt het behandelen van een dispuut makkelijker en laagdrempeliger.

Hoe MA!N kan helpen bij dispuut management

MA!N kan het dispuut management ondersteunen bij:

  • Het registreren van een dispuut.
  • Het categoriseren van disputen en daaraan een workflow koppelen.
  • Het regelen van de informatiestroom en workflow met stakeholders.
  • Het inzichtelijk maken van informatie rondom het dispuut management voor rapportages.

Voor de eerste drie punten biedt MA!N diverse mogelijkheden. De meest gebruikte varianten lichten we toe.

Dispuut registratie en workflow

De eerste stap bij het inrichten van het dispuut management, is het registreren van disputen. Binnen MA!N kun je categorieën aanmaken, zodat je achteraf eenvoudig kunt zien wat de oorzaken van disputen zijn. Je kunt kiezen voor een uniforme workflow die voor alle disputen gelijk is, maar je kunt ook de verschillende categorieën een eigen workflow geven. Vervolgens kun je een actienemer koppelen aan een dispuut. MA!N biedt ook de mogelijkheid een termijn te koppelen aan de gewenste oplostijd.

Communicatie met stakeholders

Vaak is de persoon die het dispuut registreert niet degene die het dispuut gaat oplossen. Communicatie is daarom cruciaal binnen het dispuut management. Communicatie intern naar actienemers én extern naar klanten.

Intern
De actienemer dient geïnformeerd te worden en MA!N kan daarbij met deadlines werken. Dit zijn de drie meest gebruikte methodes:

  • MA!N stuurt een e-mail naar de actienemer. De actie wordt vervolgens handmatig opgepakt.
  • De actienemer werkt in MA!N en heeft daar een to-do-lijst. Heeft de actienemer de actie bewerkt, dan zal MA!N de workflow vervolgen.
  • MA!N maakt bij de actienemer een taak aan in Outlook. De actienemer krijgt dan een taak in Outlook die hij kan bewerken. Als MA!N ziet dat de taak bewerkt is, zal MA!N de workflow vervolgen.

Extern
Als er een dispuut wordt geregistreerd kan MA!N hiervan een bevestiging sturen naar de klant. Eventueel kan MA!N gedurende het proces ook updates naar de klant sturen.

Rapportages

Je wilt natuurlijk graag weten wat de oorzaken van disputen zijn, wat de doorlooptijden zijn, wat de oplossingen zijn en waar ruimte is voor verbetering. MA!N houdt al deze gegevens bij. MA!N kan ook voorstellen doen voor de vervolgstappen in de behandeling van een dispuut. Binnen MA!N wordt al deze informatie verzameld in dispuut management rapportages. Hiermee kun je processen makkelijker optimaliseren.