Disputen – of klachten – leiden vaak tot het later betalen van facturen. Of erger, ze worden helemaal niet betaald. Disputen hebben daardoor een negatieve invloed op de cashflow. Je wilt daarom grip op disputen hebben.

Het beheersen van disputen bestaat uit een aantal punten. Wanneer je dit goed doet, dan leidt dit tot:

  • Een kortere doorlooptijd.
  • Meer inzicht en op termijn minder disputen.
  • Betere cashflow.

En niet onbelangrijk, een hogere klanttevredenheid.

Er zijn verschillende manieren om dit te doen en MA!N ondersteunt dit.

Dispuut management workflow

Het dispuut management proces begint met zorgen dat je een dispuut kunt registreren.

Werk je met MA!N dan leg je één flow vast:

  • De klant (en factuur) waar het dispuut betrekking op heeft.
  • De reden van het dispuut.
  • Wie binnen de organisatie het dispuut moet oplossen.

Op basis van de ingevoerde gegevens start MA!N de juiste workflow.

Workflow en communicatie

Die workflow begint meestal met communicatie. Zowel extern als intern.

Intern
De persoon die het dispuut registreert is vaak niet degene die het dispuut gaat oplossen. Je stuurt daarom een e-mail naar de actienemer. Deze persoon gaat het dispuut oplossen en je geeft de informatie door die je hebt verzameld. Wanneer je de juiste gegevens stuurt dan kan de ander direct starten met het oplossen van het dispuut.

MA!N ondersteunt dit op meerdere manieren. De drie meest gebruikte methodes zijn:

  • MA!N stuurt een e-mail naar de actienemer. Die pakt de actie op en geeft een terugkoppeling via e-mail.
  • De actienemer werkt in MA!N, heeft daar een to-do-lijst en werkt het dispuut daar administratief af. MA!N bewaakt de voortgang en verdere workflow.
  • MA!N maakt bij de actienemer een taak aan in Outlook en handelt het dispuut daar administratief af.

MA!N bewaakt ook of het afhandelen van een dispuut niet te lang duurt. Duurt het langer dan verwacht, dan maakt het een herinneringsactie aan of stuurt per e-mail een herinnering.

Richting de klant
Voor klanten is het prettig om te weten dat je werkt aan de oplossing van hun klacht. Als je een bevestiging van de klacht stuurt, dan geeft dat het gevoel dat je dat doet. MA!N kan dat op de achtergrond doen, net als het versturen van de e-mail naar de actienemer.

Analyse en verbetering

Je legt verzamelt informatie, zodat je als organisatie disputen snel kunt oplossen. Maar je doet dit ook voor het krijgen van inzicht. Inzicht in oorzaken en doorlooptijden, zodat je kunt analyseren waar ruimte voor verbetering is.

Met MA!N wordt alle informatie automatisch verzameld. Dat gaat van oorzaken tot aantallen en van doorlooptijden tot business units. Het laat je data omzetten naar informatie die je gebruikt voor het verbeteren van de organisatie. Dit leidt tot blijere klanten, minder kosten en een verbeterde cashflow.

Lees hier alle tips over credit management software.