Houd het simpel. Dat is de sleutel voor een het succesvol implementeren van credit management software. Het blijft dan overzichtelijk zonder dat je geavanceerde functies uitsluit.

In dit artikel leggen we uit hoe je het simpel houdt en hoe je software succesvol implementeert.

Wat wil je

Succes valt of staat met het bepalen wat je wilt. Het ‘Waarom’. Zowel voor jou als voor de leverancier. Een succesvol project vergt een investering vooraf in het uitdenken van de wensen en eisen. Dit zorgt voor een snellere en soepelere implementatie. De voorbereiding bestaat uit 3 hoofdstappen.

Stap 1: Bepaal het doel

Het start met het uitspreken van waarom je credit management software wilt. Wat gaat het jouw organisatie brengen? Dat worden de doelstellingen van de software. Schrijf dit op en spreek het doel tijdens het project regelmatig uit in het team.

Stap 2: Wat heb je nodig

Stap 2 is bepalen wat je nodig hebt voor het realiseren van de gestelde doelen. Wat moet de software kunnen? Dit is niet bepalen waar een button komt, maar om welke functies de software moet ondersteunen. Denk aan gebieden als communicatie, aanmanen en risicobeheer. Je stelt een overzicht met punten op en de leverancier geeft aan hoe hun software dat ondersteunt.

Een voorbeeld. Je wilt debiteuren dynamisch aanmanen op basis van het gedrag van de debiteur. Dit wil je op basis van omzetontwikkeling, betaalgedrag en externe kredietinformatie. De leverancier moet uitleggen hoe de software daarin voorziet. Hoe ondersteunt het dynamisch aanmanen? Welke mogelijkheden zijn er voor het uitwisselen van data met leveranciers van kredietinformatie?

Het gaat in deze stap niet om gedetailleerde requirements. Die komen tijdens de implementatie. In deze stap bepaal je welke functionele gebieden nodig zijn voor het halen van de doelstellingen.

Stap 3: Technische eisen

In het verlengde van stap twee kijk je naar de technische eisen. Hoe wil je data tussen systemen uitwisselen? Wie gaat de hosting verzorgen? Welke beveiligingseisen worden er gesteld? Dit zijn onmisbare punten bij het selecteren van de leverancier.

Hoe kies je de juiste leverancier

Het kiezen van een leverancier start met het neerleggen van wensen bij meerdere partijen. Iedere partij moet uitleggen hoe zij invulling geeft aan de gestelde wensen en eisen. Dat begint meestal schriftelijk en wordt aangevuld met een demo.

Heb je wensen die voorbij de standaard gaan dan is een demo niet voldoende. Vanuit CE-iT adviseren we in dat soort gevallen een Proof of Concept. De leverancier configureert dan een beperkt aantal niet standaardfuncties in de software. Hiermee tonen zij aan dat ze kunnen voldoen aan de eisen. Daarnaast krijgen beide partijen een beter beeld van wat er moet gebeuren.

Vraag een leverancier hoe zij technisch invulling geven aan de wensen die niet standaard zijn. Kan de configuratie eenvoudig aangepast worden? Werken periodieke updates van de software nog? De invulling verschilt per pakket en deze vragen voorkomen verrassingen, en kosten, achteraf.

De implementatie

Er zijn verschillende methodes voor het implementeren van software. Bij CE-iT hanteren we een aanpak op basis van Kanban. De methode zelf is niet heilig, bepaalde onderdelen zoals het uitwerken van de wensen wel.

Uitwerken wensen

De opgestelde wensen werk je tijdens de implementatie uit in gedetailleerde brokken. Dit moet op een niveau dat iedereen begrijpt en de leverancier het kan configureren. Het uitgangspunt is hoe kleiner, hoe beter. Een voorbeeld is het opvragen van en werken met externe kredietinformatie. Dit wordt niet één blok, maar wordt onderverdeeld in stukken zoals:

  • Identificatie van de debiteur.
  • Ophalen van de informatie.
  • Periodiek ophalen van updates.
  • Workflow op basis van triggers.

We maken punten klein, zodat het overzichtelijker wordt. Hoe kleiner een onderdeel is, hoe beter mensen het begrijpen. Er ontstaat daardoor minder ruis en dit leidt weer tot minder rework vanuit het testen. De voorbereiding is meer werk, maar uiteindelijk bespaar je tijd.

De uitgewerkte punten vormen samen de backlog. Deze verzamel je op een centraal bord dat toegankelijk is voor het hele team en alle to do’s bevat. Op die manier ziet ieder teamlid ziet in welke fase een onderdeel zit.

Kanban board in Trello

Werk met een klein team

Houd het aantal teamleden voor het project beperkt. Denk intern aan iemand vanuit IT, 2 mensen die met de software gaan werken en een product owner. De toekomstige gebruikers zijn nodig voor het uitwerken van de wensen. Vanuit de leverancier zijn er ook 2 mensen betrokken. Voor een complexe implementatie kan het kernteam aan beide kanten met maximaal 2 personen uitgebreid worden.

Het voordeel van werken met een klein team is dat lijnen korter zijn. Je hebt minder afstemming nodig en de kans op miscommunicaties is kleiner. Bij CE-iT werken er zelden meer dan 2 mensen aan een project. Ongeacht de complexiteit en omvang.

Vermijd vaktermen

Het gebruik van vaktermen is verleidelijk. Toch moet je die vermijden. Ontwikkelaars van de leverancier zijn lang niet altijd bekend met die termen. Ze geven er een andere uitleg aan en in andere talen een heeft benaming vaak een andere strekking. Het gevolg is onduidelijkheden en misverstanden.

Wanneer je de wensen uitwerkt, beschrijf dan wat de functie moet doen. Buiten dat er minder ruimte voor ruis is, dwingt het je tot nadenken over wat je bedoelt. Spreek de uitwerking niet uit, maar schrijf het op.

Afstemmen voortgang

De teamleden hebben onderling doorlopend contact over de werkzaamheden. Minimaal wekelijks is er een kort overleg met alle teamleden. Hierbij wordt afgestemd wat de voortgang is en of er nog hobbels zijn. Dit overleg kan fysiek, telefonisch, via Slack of Microsoft Teams. Kies de vorm die het beste bij het team past. Afhankelijk van de fase van het project stel je de frequentie van dit overleg bij.

Geen vaste rapportages

Het voordeel van een klein team is dat afstemming makkelijker gaat en dat de lijnen korter zijn. Samen met de backlog zorgt dit ervoor dat er geen rapportages op vaste momenten nodig zijn. Iedereen weet wat de status is en wekelijks is er een overleg voor het gladstrijken van oneffenheden.

Succes

Met de besproken uitgangspunten vergroot je de kans op een succesvol project. Zorg dat je het simpel houdt. Het maakt het overzichtelijker en beter beheersbaar.

Wil je nog meer lezen? Lees in dit artikel alles over waarom je credit management software wilt.