De gids voor credit management

Het doel van credit management is het optimaliseren van cashflow. Dit doe je onder andere met debiteurenbeheer, incasso, het beoordelen van kredietwaardigheid en het beheersen risico’s. Credit management beslaat al die gebieden.

In dit artikel kijken we naar de verschillende onderdelen van credit management en geven we tips voor de uitvoering. Tips voor het inrichten van credit management op basis van de praktijk bij onze klanten.

Debiteurenbeheer

Het is het bekendste credit management onderdeel en daarom beginnen we met debiteurenbeheer. Wat is het en waar moet je op letten.

Centraal bij debiteurenbeheer staat, zorgen dat klanten hun openstaande facturen betalen. En het liefst zo snel mogelijk. Want hoe sneller een factuur wordt betaald, hoe eerder de organisatie het geld voor andere doeleinden kan inzetten.

Debiteurenbeheer start al met het tijdig versturen van een juiste factuur. Het klinkt logisch, toch is het omgekeerde een veel voorkomende reden voor latere betaling.

Goed debiteurenbeheer vereist:

• Goede samenwerking tussen debiteurenbeheer, financiële administratie en verkoop. Samen zorg je voor het versturen van snelle en juiste facturen. Samen zorg je dat de klant snel betaalt.
• Medewerkers die communicatief, administratief en analytisch sterk zijn.
• Credit management software die de processen ondersteunt.

Dit is de basis. Vanaf daar richt je alle onderdelen in die helpen bij het betaald krijgen van facturen. Denk aan de juiste aanmaanprofielen, betaalmiddelen als iDeal , correspondentie en dispuut management.

Je leest hier de belangrijkste tips voor debiteurenbeheer.

Dispuut management: los klachten op

Als er een dispuut – klacht – is, dan is de kans groot dat een klant niet betaalt. Dispuut management is daarom een belangrijk aandachtspunt van credit management. In de praktijk meldt de klant een dispuut vaak ook als eerste bij de debiteurenbeheerder.

De taak van credit management bij disputen is:

• Waarnemen;
• Uitzetten bij de verantwoordelijke persoon of afdeling;
• Bewaken van de tijdige afhandeling.

Bij sommige organisaties handelt credit management disputen ook zelf af.

De credit manager analyseert de oorzaken, doorlooptijden en oplossingen van disputen. Deze analyses gelden als startpunt voor verbeteringen. Hoe minder disputen, en hoe korter de doorlooptijd, hoe beter het is voor de cashflow. En natuurlijk de klanttevredenheid.

Incassobureaus en deurwaarders

Soms wil een debiteur echt niet betalen. In die gevallen kun je een vordering uit handen geven aan een incassobureau of deurwaarder. Zij zullen de debiteur proberen te overtuigen om toch te betalen. En in veel gevallen lukt dat. Wanneer het niet lukt, starten ze een gerechtelijke procedure, waarbij het ultieme middel beslag leggen is.

Incassobureau of deurwaarder

De keuze voor een incassobureau of een deurwaarder hangt af van verschillende factoren. Een deurwaarder mag wettelijk meer dan een incassobureau. Hij kan een dagvaarding uitbrengen, beslag leggen of een woning ontruimen. Dit kan een incassobureau niet. Wel kan een incassobureau een deurwaarder inschakelen voor deze activiteiten.

Een deurwaarder mag dus meer, maar dat maakt een incassobureau niet zinloos. Een incassobureau heeft belang bij betaling zonder gerechtelijke procedure. Ze willen dat iemand zo snel mogelijk betaalt en dat lukt vaak ook. Een incassobureau heeft juridische kennis en weet hoe je een klant tot betalen beweegt.

Onderling zijn er, zowel bij incassobureaus als deurwaarders, verschillen tussen kantoren. De een is gespecialiseerd in particulieren, de ander in internationale incasso. Doe daarom vooraf onderzoek naar de expertise, zodat je de juiste partij inhuurt.

Onderscheid particulier en zakelijk

Bij incasso moet je er rekening mee houden dat particuliere debiteuren meer rechten hebben dan zakelijke. De belangrijkste verschillen zitten in de incassokosten en de rente.

Wanneer een debiteur niet op tijd betaalt, dan mag je incassokosten opleggen. De werking verschilt per groep. In theorie hoef je zakelijke debiteuren niet eerst een ingebrekestelling te sturen. Verstuur je die niet, dan is er een grotere kans dat een rechter de kosten niet volledig toekent en je die dus zelf betaalt.

Bij particuliere debiteuren is de Wet Incassokosten (WIK) van toepassing. Die bepaalt dat je vooraf bij de debiteur de kosten en de hoogte van de kosten moet aankondigen. Dit doe je bijvoorbeeld in een ingebrekestelling met een termijn van 14 dagen. Hierin vermeld je onder andere de openstaande facturen, het openstaande bedrag en de incassokosten die worden opgelegd. Je leest hier meer over de werking van de WIK.

Voor de incassokosten hoef je geen incassobureau of deurwaarder in te schakelen. Dit mag je als bedrijf ook zelf aan de debiteur opleggen.

Naast incassokosten kun je rente in rekening brengen. De hoogte verschilt weer per type debiteur en wisselt in de loop van de tijd.

Samengevat: een particuliere debiteur heeft meer rechten en mag je minder kosten opleggen.

Kredietrisico

Credit management draait niet alleen om invorderen en incasso. Minstens zo belangrijk is het beheersen van kredietrisico’s. Credit management start daarom al voor een debiteur een klant is. Het begint met de identificatie. Klopt het adres, hanteren we de juiste entiteit. De volgende stap is het beoordelen van de kredietwaardigheid.

Kredietinformatie en kredietlimieten

Voor je met een klant in zee gaat wil je weten of de klant facturen wel kan betalen. Hoe hoger de waarde van de overeenkomst, hoe meer informatie je wilt bij het inschatten van de kredietwaardigheid.

Bij het bepalen van de kredietwaardigheid stel je een kredietlimiet vast. Deze kun je als richtlijn gebruiken of als een harde grens waarbij het potentiële risico niet boven de kredietlimiet mag uitkomen. Het potentiële risico bestaat uit de openstaande facturen en de openstaande orders.

Je stelt de kredietwaardigheid vast op basis van een kredietrapport of een persoonlijke analyse. Een derde optie is een kredietlimiet van een kredietverzekeraar.

Kredietrapporten zijn een efficiënte manier voor het inschatten van de kredietwaardigheid. Het betreft kredietinformatie en beoordelingen van organisaties als Creditsafe en Altares (D&B). Hun kredietrapporten bevatten de belangrijkste gegevens voor het inschatten van potentiële risico’s. Het is een hulpmiddel bij het maken van een financiële beslissing en werkt goed bij debiteuren waarbij je een beperkt risico loopt.

Wanneer het gaat om een contract € 2 miljoen dan volstaat alleen een kredietrapport niet. Je wilt dan ook een persoonlijke analyse. Hiervoor gebruik je bijvoorbeeld cijfers die de klant aanlevert. Een kredietrapport kan een van de bronnen zijn bij deze analyse. Net als de cijfers die een klant bij de KvK deponeert, al is het maar deels ter verificatie van wat de klant bij jou aanlevert.

Het doel van beide manieren is dat je een inschatting hebt van de kans dat een klant facturen niet kan betalen. Wil je meer zekerheid, dan is een kredietverzekering een optie.

Het risico afdekken met kredietverzekeringen

Met een kredietverzekering verzeker je het risico dat klanten facturen niet betalen. Betaalt een klant niet, dan vergoedt de verzekeraar de factuur. Voorbeelden van kredietverzekeraars zijn Euler Hermes, Coface en Atradius.

Je leest hier meer over hoe credit risk management werkt en hoe je het als organisatie inricht.

Sneller betaald met factoring

Met debiteurenbeheer incasseer je verstuurde facturen. Je beschikt alleen tot het moment van betalen nog niet over het geld, terwijl je die middelen goed op andere plekken kunt inzetten. Factoring lost dat probleem deels op.

Bij factoring verleent de factoringmaatschappij een vorm van krediet op basis van verstuurde facturen. Als bedrijf krijg je hierbij een voorschot op de facturen. Dit loopt via een rekening courant krediet tussen jou en de factormaatschappij. Met factoring beschik je als bedrijf sneller over je geld.

De factormaatschappij verstrekt voorschot voor een bepaalde periode. Vaak is dit 90 dagen en indien een debiteur de factuur dan nog niet heeft betaald, dan vervalt de bevoorschotting.

Het risico op wanbetaling blijft dus bij het bedrijf liggen. Ook bij Factoring blijft het daarom belangrijk dat je het debiteurenbeheer en risk management goed inricht.

Een andere vorm van factoring is het verkopen van de vordering. Hierbij draag je het eigendom van de vordering over aan de factormaatschappij. Deze vorm van factoring is in Nederland minder gebruikelijk en de kosten zijn aanzienlijk hoger.

Rapportage en analyse

Wanneer je processen of teams wilt verbeteren, moet je weten wat er voor verbetering vatbaar is en waarom. Je wilt een analyse van de huidige situatie en daarvoor heb je informatie nodig. Die krijg je door data op een juiste manier weer te geven in bijvoorbeeld een rapport.

Op welke informatie je stuurt, verschilt per onderdeel van het credit management. Een debiteurenbeheerder die alleen bezig is met het incasseren van facturen beoordeel je niet op het aantal juist verstuurde facturen. Per onderdeel stel je meetpunten in en per onderdeel kijk je naar mogelijke verbeteringen.

We bekijken een paar veel voorkomende rapporten.

DSO

DSO staat voor Days Sales Outstanding. Het is de meest gebruikte KPI binnen het credit management. De DSO is het gemiddeld aantal dagen dat het duurt voor een product of dienst is betaald.

Je berekent de DSO met de volgende formule:

(Debiteurensaldo / Jaaromzet) x 365

Op vergelijkbare manier kun je het per maand doen.

De DSO is een goede eerste indicator voor hoe de order-2-cash processen binnen een bedrijf functioneren.

Betaaldagen

Een indicator die meer zegt over het betaalgedrag van de klant is het aantal betaaldagen. Dit wordt ook wel DBO (Days Billing Outstanding) genoemd. Het lijkt op de DSO met als verschil dat het alleen kijkt naar het verschil tussen de factuurdatum en betaaldatum.

Wanneer je de effectiviteit van het debiteurenbeheer wilt meten, dan is dit een goede KPI. Hier heeft debiteurenbeheer daadwerkelijk invloed op. Mits de organisatie natuurlijk de juiste facturen verstuurt.

Ouderdomsanalyse

Iedere klant van ons gebruikt een ouderdomsanalyse. Zowel binnen de applicatie zelf als in rapportages. Het geeft een eerste indruk over de opbouw en ouderdom van het openstaande saldo. Je wilt deze onder andere zien voor het hele bedrijf, per debiteur en bedrijfsonderdeel. Vanaf daar zoom je verder in op de bijzonderheden.

Oorzaken en doorlooptijden van disputen

Bij hogere aantallen disputen wil je inzicht in de oorzaken en doorlooptijden. Die wil je voor het hele bedrijf, per bedrijfsonderdeel, regio en eventueel account manager. Deze rapportages geven inzichten die je gebruikt voor het verbeteren van de organisatie.

Meer rapportages

De informatiebehoefte verschilt per organisatie. Je ziet daarom meerdere varianten van bovenstaande en andere rapporten. Heb je een hoog aantal vorderingen bij een incassobureau liggen dan wil je daar informatie over hebben. Wat is de doorlooptijd, hoe snel wordt geld doorgestort, etc. En zo zijn er meer voorbeelden. Je wilt informatie waarmee je situaties kunt verklaren en de organisatie kunt verbeteren.

Algemene voorwaarden

Wanneer we het over het beheersen van risico’s hebben, moeten we ook naar de algemene voorwaarden kijken. Dit valt niet direct onder credit management, maar beïnvloedt wel het eindresultaat.

In de algemene voorwaarden bepaal je uitgangspunten als:

• Rentevergoeding.
• Incassokosten.
• Stoppen van leveringen en dienstverlening bij non-betaling.
• Eigendomsvoorbehoud.

Dit zijn mogelijke middelen die je vanuit het credit management inzet bij klanten die facturen niet betalen.

De eerste drie spreken redelijk voor zich. Eigendomsvoorbehoud is lastiger en de toepassing hangt af van het type goederen dat je levert. Een bedrijf als Ikea kan goederen terughalen en eventueel met korting weer verkopen. Dat is bij producten met een beperkte houdbaarheid, zoals bloemen, niet het geval. In het voorbeeld van Ikea kun je met eigendomsvoorbehoud je risico direct verlagen.

Tip! Bekijk je algemene voorwaarden en beoordeel of de bovenstaande punten aanwezig en actueel zijn.

Werken binnen credit management

Net als binnen andere beroepsgroepen, verandert ook het werken binnen credit management. Traditionele rollen veranderen door automatisering. Hierdoor heb je minder medewerkers nodig of medewerkers met andere vaardigheden.

Credit management gerelateerde functies

De meeste voorkomende rollen binnen credit management zijn:

• Debiteurenbeheerder
• Data analyst
• Proces analyst
• Risico analyst
• Functioneel beheerder
• Credit controller
• Credit manager

De functie van debiteurenbeheerder is het bekendst. Kijken we naar de – toekomstige – vraag in de markt dan zal er groei bij data analyst en functioneel beheerder zijn. Zowel de rol van data als software blijft groeien en daar liggen kansen qua werk.

De credit manager

Bij klanten zien we de rol van de credit manager zelf ook veranderen. De functie maakt een verschuiving door van operationeel naar advies en beleid. Software is een van de belangrijkste gereedschappen van de credit manager. Begrip van wat de mogelijkheden zijn en hoe techniek werkt zijn daarom onmisbaar.

Je leest hier meer over werken binnen credit management.

MA!N credit management software

Alle punten die we hiervoor noemden vragen om goede ondersteuning. Dit doe je met credit management software zoals onze applicatie MA!N. Het neemt werkt uit handen en ondersteunt functies als:

• Het bewaken van betalingstermijnen.
• Het versturen van correspondentie.
• Betalingsregelingen.
• Het segmenteren van klanten.
• Dispuut management.
• Berekenen en bewaken van kredietlimieten.
• Rapporteren.

Met MA!N heb je minder tijd nodig voor werkzaamheden en krijg je grip op je debiteuren. Het neemt werk uit handen en zorgt dat je tijd hebt voor de uitzonderingen. In één oogopslag heb je een volledig beeld, zodat je klanten adequaat kunt helpen. Met MA!N optimaliseer je de cashflow.

Ontdek hoe MA!N het credit management ondersteunt. Wil je liever dat we je daar persoonlijk meer over vertellen? Neem dan contact met ons op.