De ultieme gids met tips voor debiteurenbeheer

Snellere betaling van facturen zorgt voor een betere cashflow en gezondere organisatie. Je bereikt dat met goed debiteurenbeheer. In dit artikel bespreken we alles wat je moet weten van debiteurenbeheer.

Wat is debiteurenbeheer?

Debiteurenbeheer betreft alle activiteiten die ervoor zorgen dat klanten hun openstaande facturen betalen. Dat begint al bij het versturen van een duidelijke en juiste factuur.

Wil je debiteurenbeheer goed doen, dan heeft het doorlopend aandacht nodig. Het liefst elke werkdag. Dat doe je met medewerkers en software.

Administratie

Debiteurenbeheer begint met een bijgewerkte en juiste administratie. Dit klinkt vanzelfsprekend, maar in de praktijk is dat lang niet altijd het geval. De verwerking van bankafschriften loopt achter en facturen worden later verstuurd dan nodig.

Zonder verwerking van de bankafschriften weet je niet of een factuur is betaald. En welke actie er nodig is.

Wanneer je facturen later verstuurt, dan leidt dat automatisch tot latere betaling van de werkzaamheden of goederen. In de praktijk worden facturen regelmatig laat verstuurd door het ontbreken van gegevens. Dat gaat bijvoorbeeld om informatie over het uitgevoerde werk of gegevens die vereist zijn op de factuur.

Een van de belangrijkste taken van de debiteurenbeheerder – en het management – is daarom collega’s betrekken. Iedereen moet begrijpen waarom debiteurenbeheer begint bij de administratie. Doe je dat niet, dan sta je bij de start al 2 – 0 achter.

Debiteurenbeheer software

Voor het uitvoeren van het werk is gespecialiseerde debiteurenbeheer software een onmisbaar gereedschap. Zonder dit ben je onnodig veel tijd kwijt aan administratieve taken. Tijd die je beter kunt besteden aan klanten en het oplossen van problemen.

Debiteurenbeheer software ondersteunt onder andere bij:

• Het bewaken van betalingstermijnen.
• Het versturen van correspondentie.
• Betalingsregelingen.
• Het segmenteren van klanten.
• Dispuut management.

Hierna kijken we naar de werkzaamheden die bij deze functies horen. Je bepaalt zelf wat je automatiseert en wat medewerkers doen. In het dagelijkse werk is de software je persoonlijke assistent.

Je leest hier onze tips voor debiteurenbeheer software.

De debiteurenbeheerder

Goede software is belangrijk, maar minstens zo belangrijk zijn de juiste medewerkers. Het werk van een debiteurenbeheerder raakt veel gebieden en afdelingen. Dit vraagt om brede set vaardigheden. We noemen er enkele die niet mogen ontbreken.

Administratief

Facturen worden vaak om administratieve redenen niet betaald. Een debiteurenbeheerder moet daarom de basis van een administratie kennen.

Analytisch

Hoe groter de klant, hoe meer er speelt. Dit zorgt voor uitzoekwerk of het beoordelen van risico. Analytische vaardigheden helpen hierbij.

Communicatief (mondeling)

Debiteurenbeheerders praten veel met klanten en collega’s. Niet al die gesprekken zijn makkelijk, daarom moet een debiteurenbeheerder mentaal en communicatief tegen een stootje kunnen. En mensen correct te woord staan, op alle niveaus.

Communicatief (schriftelijk)

Door e-mail en chat apps verloopt steeds meer communicatie schriftelijk. Een belangrijk verschil met mondelinge communicatie is dat je niet de reactie van de ander ziet. Schriftelijke communicatie vereist daarom om heldere formulering, zodat een boodschap direct duidelijk is.

Het gaat om formulering in woorden, maar ook om de opbouw van de tekst. Dat geldt zowel voor een herinneringsbrief als om losse tekstberichten.

Samenwerking

De debiteurenbeheerder is voor haar succes afhankelijk van collega’s en moet daarom goed kunnen samenwerken.

Juridische kennis

Als debiteurenbeheerder moet je niet bang zijn voor juridische termen. Hier kom je onder andere mee in aanraking wanneer een klant weigert te betalen. Je schakelt dan een incassobureau of deurwaarder in. Die gaat in het uiterste geval over tot dagvaarden of het leggen van beslag. Basiskennis op dit gebied helpt bij het in kunnen schatten van wat er kan en gebeurt.

Aanmanen en segmentatie

Het inrichten van processen voor debiteurenbeheer begint met het in kaart brengen van wie de klanten zijn. Zijn het particulieren of bedrijven? En wat is het type vordering? Zijn het vooral lage bedragen, hoge bedragen of is het een mix van beide?

Je doet dit omdat je wilt segmenteren. Je zoekt daarbij een balans tussen de regel en de uitzondering. Wanneer 90% van de facturen minder dan € 1.000,- is en 2% hoger dan € 50.000,- dan wil je voor die tweede categorie een andere aanpak. Net als dat je voor particulieren en bedrijven een andere aanpak hanteert.

Een standaard factuur doorloopt bijvoorbeeld de volgende stappen:

• Dag 1: Versturen herinnering.
• Dag 14: Versturen aanmaning.
• Dag 21: Bellen.
• Dag 28: Versturen ingebrekestelling.
• Dag 35: Overdragen aan deurwaarder of incassobureau.

Dit werkt in ons voorbeeld waarschijnlijk goed voor de meerderheid van debiteuren en facturen. Maar wat als er een factuur van € 50.000,- ontstaat? Hier komt de segmentatie in beeld. In het voorbeeld is dit een uitzondering en die moet je daarom ook op die manier behandelen.

Hoe je uitzonderingen behandelt, verschilt per situatie. In dit geval heeft een late betaling van de factuur een relatief grote impact op de cashflow. Om dat te voorkomen kun je op dag 1 met de klant bellen in plaats van dat je een herinnering stuurt. Nog beter is het dat je 5 dagen na het versturen van de facturen belt, als “service” ter controle of alles juist ontvangen en verwerkt is. Op die manier voorkom je dat je pas na 30 dagen, of later, ontdekt dat er iets niet klopt.

Per segment maak je een aanmaanprofiel. Voor grote klanten zal dat er anders uitzien dan voor kleine klanten. Dat geldt ook voor klanten met een verhoogd risico of die regelmatig te laat betalen.

Let op dat je niet 100 segmenten bedenkt, want dan schiet je het doel voorbij.

Maak betalen makkelijk

Wanneer je wilt dat debiteuren sneller betalen, moet je betalen makkelijk maken. Vooral bij consumenten. Hoe lager de drempel, hoe sneller een factuur wordt betaald.

Technieken die je inzet zijn bijvoorbeeld:

• Apple Pay.
• Google Pay.
• iDeal.

Met deze opties verander je het doen van een betaling in een paar tikken. Er zijn weinig middelen waarmee je het betaalgedrag meer verbeterd. Je verleidt mensen tot betaling in plaats van het uit te stellen. Want direct betalen wordt makkelijker dan het onthouden.

Betalingsregelingen

Wanneer iemand te laat betaalt, dan is de kans groot dat het is vanwege geldgebrek. In die gevallen kun je beter een betalingsregeling afspreken dan duwen op een snelle volledige betaling.

Je spreekt een betalingsregeling af die de debiteur kan nakomen en bevestigt de afspraken. Je kunt duwen voor een hogere aflossing, maar je moet je afvragen of die haalbaar is. En niet haalbaar voor de debiteur, verkleint de kans op betaling en betekent meer werk.

Maak het naleven van de betalingsregeling ook makkelijk. Stuur bijvoorbeeld iedere maand een paar dagen voor het vervallen van de termijn een herinnering per e-mail of sms. En voeg betaalopties toe zoals we hiervoor noemden.

Hoe meer lopende betalingsregelingen je hebt, hoe meer tijd het beheer kost. Debiteurenbeheer software helpt bij het beheren van betalingsregelingen. Op die manier help je de klant met afbetalen zonder dat het veel tijd kost.

Correspondentie

Communicatie is een belangrijk element bij debiteurenbeheer. En door het laagdrempelige karakter van e-mail, chat en sms neemt het aandeel schriftelijke communicatie toe.

Net als bij aanmaanprofielen segmenteer je ook op dit punt. Een consument stuur je een andere tekst dan Philips. En wanneer je veel consumenten hebt als debiteur, segmenteer je die ook. Een regelmatige late betaler van 25 spreek je op een andere manier aan dan iemand van 65 die voor het eerst te laat betaalt.

Je vergroot de kans op succes wanneer je debiteuren in hun “eigen” taal aanspreekt. We gaven eerder al tips voor het schrijven van een herinnering.

Debiteurenbeheer en disputen

Disputen – klachten – gelden vaak als reden voor het niet betalen van een factuur. De oorzaken lopen uiteen van een verkeerd tarief tot een onjuiste levering. Maar het wordt ook gebruikt als smoes omdat er geen geld is.

Debiteurenbeheerders ontdekken veel disputen als eerste in hun contact met de debiteur. En ze moeten een rol spelen in dit proces omdat het effect heeft op de betaling van facturen.

De oplossing verschilt per type dispuut. Dit loopt uiteen van een reparatie tot het versturen van een kopie factuur of een creditering.

De taak van afdeling debiteurenbeheer bij disputen is:

• Registreren van het dispuut inclusief de reden.
• Uitzetten van het dispuut bij de collega of afdeling die het gaat oplossen.
• Bewaken van de tijdige afhandeling inclusief eventuele opvolging.
• Analyse van de oorzaken van disputen en sturen op (proces)verbetering.

Een snelle afhandeling van disputen heeft een positieve invloed op de cashflow. Het verhoogt daarnaast de klanttevredenheid, want niemand wacht graag lang op een oplossing.

Rapportages zodat je kunt sturen

Data wordt pas bruikbaar als het informatie is en informatie heb je nodig zodat je weet wat er speelt. En als je weet wat er speelt, kun je sturen. Als credit manager wil je daarom weten hoe het debiteurenbeheer presteert. Hoe snel wordt er gemiddeld betaald? Wat zijn de oorzaken van disputen? Is er verschil tussen betalingsgedrag per debiteurengroep?

Rapportages gebruik je als credit manager voor je dagelijkse werk en voor het informeren van de organisatie. Bedenk bij elke rapport, als je die intern verstuurt, vooraf waarom je het stuurt. Wanneer je wilt dat een collega iets met de informatie doet dan moet er een urgentie zijn. Verstuur daarom geen rapportages alleen omdat het een standaard gebruik is. De kans is groot dat er dan niets mee gebeurt. Stuur ze wel als er een actie ligt voor de ontvanger.

Meer winst met debiteurenbeheer

Een belangrijk punt dat nog niet is besproken is credit risk management. Hierbij kijk je naar het potentiële risico van zowel nieuwe als bestaande klanten. We zien dit als een aparte tak onder credit management. Je leest hier alles over in onze blog over credit risk management.

Snellere betaling van facturen zorgt voor een betere cashflow. En uiteindelijk is winst pas bruikbaar wanneer je beschikt over het geld. Daar zorgt goed debiteurenbeheer voor.

Debiteurenbeheer met MA!N

Met onze debiteurenbeheer software MA!N krijg je grip op je debiteuren. Het neemt werk uit handen en zorgt dat je tijd hebt voor de uitzonderingen. In één oogopslag heb je een volledig beeld, zodat je klanten adequaat kunt helpen. Zo optimaliseer je de cashflow. Met MA!N optimaliseer je de cashflow.

Ontdek hoe MA!N debiteurenheer ondersteunt. Wil je liever dat we je daar persoonlijk meer over vertellen? Neem dan contact met ons op.