Debiteurenbeheer, het lijkt heel makkelijk en toch hebben veel organisaties het niet of slechts beperkt op orde. We bespreken daarom 6 punten die essentieel zijn voor goed debiteurenbeheer.
Zorg voor een actuele administratie
De basis van gedegen debiteurenbeheer start met een actuele administratie. Dat klinkt als een open deur en toch zien we dat het hier bij veel organisaties nog aan ontbreekt. Een actuele administratie betekent dat je tijdig factureert en zorgt dat bankafschriften dagelijks worden verwerkt. Hoe langer je wacht met factureren, hoe groter de kans dat een factuur later wordt betaald en zonder verwerking van de bankafschriften weet je niet op welke onbetaalde facturen je actie moet ondernemen.
Segmenteren, omdat niet iedere debiteur gelijk is
Net als mensen verschillen debiteuren ook onderling. Een grote klant geef je doorgaans een andere behandeling dan kleine of éénmalige klanten. Dat geldt ook voor consumenten en zakelijke klanten of klanten die standaard laat betalen. Het segmenteren van debiteuren heeft als doel dat je onderscheid maakt in de manier hoe debiteuren worden benaderd. Een grote klant stuur je bijvoorbeeld maandelijks een rekeningoverzicht voor het afstemmen van de openstaande facturen waar je een kleine klant, die structureel laat betaalt, misschien al op de vervaldag belt.
Handel disputen snel af
Een van de meest voorkomende redenen voor het niet betalen van een factuur is een dispuut. Dat kan zijn vanwegen een klacht, maar ook iets als een administratieve fout. Wil je dat de klant betaalt dan zul je het dispuut dus moeten afhandelen en hoe sneller je dat doet hoe beter. Ook voor de relatie met de klant, want niemand wordt blij van een leverancier die klachten niet correct afhandelt.
Disputen kun je soms ook preventief voorkomen, bijvoorbeeld door standaard bij een herinnering een kopie van de factuur mee te sturen.
Onderneem actie op niet nagekomen afspraken
Het klinkt heel logisch; als een afspraak niet wordt nagekomen, dan onderneem je actie. Toch? De praktijk laat vaak anders zien. Dat komt door gebrek aan tijd en overzicht. Bedenk alleen welk signaal je met het niet opvolgen van afspraken geeft. Bij het afhandelen van een dispuut of klacht zal een klant vraagtekens zetten bij de kwaliteit van jou als leverancier. Bij het niet opvolgen van niet nagekomen betaalafspraken geeft een debiteur de volgende keer meer prioriteit aan bedrijven die wel actie ondernemen, want wie harder roept wordt eerder gehoord.
Gebruik gespecialiseerde debiteurenbeheer software
Natuurlijk pleit dit punt over software voor ons eigen product, maar we geloven ook oprecht dat je niet zonder kunt. Tenminste niet als je gaat voor zowel efficiënt als effectief debiteurenbeheer. In het kort regelt gespecialiseerde software voor debiteurenbeheer het volgende:
- Aanmaningen versturen met één klik.
- Beheer disputen.
- Invoeren, bewaken en opvolgen betalingsregelingen.
- Segmenteren van debiteuren.
- Meer inzicht en overzicht.
In dit artikel lees je alles wat je moet weten over credit management software.
Communicatie en de juiste mensen
Alle bovenstaande punten zijn belangrijk, maar de mens is bij de meeste bedrijven nog steeds een essentieële schakel voor succesvol debiteurenbeheer. Waarom? Omdat processen en software niet doorvragen. Ze buigen niet mee en spelen slechts beperkt in op de situatie en argumenten van een debiteur. De juiste medewerkers zijn daarom onmisbaar. Een goede debiteurenbeheerder is sensitief, communicatief vaardig, weet welke paden er intern en juridisch zijn en is daarnaast administratief onderlegd. Het is dus een duizendpoot, want debiteurenbeheer raakt veel vlakken van de bedrijfsvoering.
Communicatie, zowel door mensen als systemen, binnen debiteurenbeheer is essentieel. Je leest in deze blog meer over communicatie met debiteuren.
Heb je aanvullingen op deze punten? We horen het graag en wie weet vormt het inspiratie voor nieuwe functies binnen onze software. Je bereikt ons via info@ce-it.com.