Het onderwijs is, net als ziekenhuizen, een vreemde eend in de bijt op het gebied van credit management. Wij spraken met Damy Everaers over hoe hij als functioneel beheerder MA!N binnen het onderwijs heeft ingezet voor debiteurenbeheer.

Hoe het begon

Damy vertelt dat het debiteurenbeheer voor de introductie van MA!N grotendeels een handmatige activiteit was met beperkte ondersteuning. Het financiële systeem binnen de school bood weinig overzicht en met 11.000 debiteuren was het niet de juiste oplossing voor het debiteurenbeheer. Bij de zoektocht naar alternatieven kwam hij uit bij CE-iT. En de flexibiliteit van de software sprong daarbij in het oog.

Een groot deel van de debiteuren betreft leerlingen, maar daarnaast is er ook een aanzienlijke groep zakelijke debiteuren plus de verhuur van woningen aan studenten. Sinds 2011 werkt met de school met onze software, in eerste instantie was dat Collect-iT en na een aantal jaren is de overtap naar MA!N gemaakt.

Toepassing Debiteurenbeheer

De school heeft een relatief grote portefeuille met debiteuren en met MA!N is het gelukt om het proces voor een groot deel te automatiseren.
Hierdoor is er minder tijd nodig voor administratieve taken en kan debiteurenbeheer zich richten op de uitzonderingen.

De basis
De basis inrichting voorziet in het vastleggen van notities, net als bel acties en disputen. Bij acties kunnen er actienemers geselecteerd worden die vervolgens per mail worden geïnformeerd over een gebeurtenis of status. MA!N stuurt wekelijks e-mails naar account managers met een overzicht van hun debiteuren en openstaande posten.

Minderjarigen
Een van de hoekstenen van het debiteurenbeheer is vaak het versturen van correspondentie. Damy vertelt dat de school alle brieven per post verstuurt en indien er een e-mailadres bekend is ook per e-mail. Als een leerling nog minderjarig is dan mag een brief niet direct aan de leerling worden gericht. MA!N controleert daarom bij het aanmaken van correspondentie de leeftijd van de leerling. Indien deze minderjarig is dan richt MA!N de correspondentie aan de ouders/verzorgers van de leerling in plaats van aan de leerling zelf.

Betalingsregelingen
Leerlingen zijn niet altijd instaat om alle financiële verplichtingen in één keer te voldoen en kunnen in dat geval een betalingsregeling afsluiten. Deze betalingsregeling wordt geregistreerd in MA!N, waarna MA!N een bevestiging verstuurt van de gemaakte afspraken. Bij de betalingsregeling worden de bedragen afgerond. MA!N controleert de tijdige betaling van de termijnen en onderneemt actie bij het niet nakomen van de betalingsregeling.

Overdracht deurwaarder
Periodiek verzorgt MA!N, met een batch file, de overdracht van onbetaalde vorderingen naar de deurwaarder van de school. Deze file wordt ingelezen door de deurwaarder en er is de optie om periodiek ook status updates van de deurwaarder in te lezen in MA!N. De debiteurenbeheer heeft daardoor altijd inzicht in de laatste stand van zaken.

Uitgifte boeken
Een laatste bijzonderheid betreft de uitgifte van boeken. Het proces is inmiddels anders ingericht maar in het verleden controleerde MA!N de uitgifte van boeken aan leerlingen. Op het moment van betaling, of in het geval van een betalingsregeling, stuurde MA!N een bericht naar de boekenuitgever dat de boeken naar de leerling verstuurd mochten worden.

Waarom CE-iT en MA!N

Volgens Damy viel, bij de pakketselectie, de keuze op CE-IT vanwege de flexibiliteit van de applicatie. “In de praktijk heeft CE-iT bewezen dat waar te kunnen maken.”, zegt Damy, “CE-iT heeft kennis van zaken en in het geval van problemen, ongeacht waar de oorzaak ligt, lossen zij die snel op. Alles wat wij willen kan in MA!N.”

Plannen voor de toekomst

Ondanks dat de huidige opzet van MA!N prima werkt, geeft Damy aan dat de school de inrichting van de applicatie op de schop wil gaan nemen. Er staan twee belangrijke wensen op de roadmap:

  • De processen en workflows zullen veranderd worden, waarbij MA!N dynamische profielen gaat krijgen. Hierbij kan bijvoorbeeld de betaaltermijn van een aanmaning (dynamisch) aangepast worden aan de gangbare datum waarop mensen hun salaris ontvangen.
  • MA!N moet voor leerlingen automatisch betalingsregelingen gaan aanmaken bij deelbetalingen. In de praktijk kan dat op de volgende manier werken: een leerling betaalt 30% van een factuur en die betaling wordt door MA!N geregistreerd. Vervolgens moet de software op basis van de betaling, en specifieke business rules, een betalingsregeling aanmaken en richting de leerling bevestigen.

De plannen die Damy noemt zijn mooie voorbeelden van hoe MA!N in de tijd mee kan groeien met de organisatie. Op die manier blijft de organisatie actuele software houden voor het debiteurenbeheer, zonder dat er een ingrijpende implementatie nodig is.