Credit Alliance: debiteurenbeheer voor tientallen bedrijven vanuit één systeem

Credit Alliance ontzorgt bedrijven op alle vlakken van het credit management en jaarlijks gaan er tienduizenden debiteuren door hun systemen voor debiteurenbeheer, kredietverzekeringen en meer. In haar dienstverlening zoeken zij de juiste balans tussen mensen en systemen, waarbij sinds 2012 gebruik gemaakt wordt van de software van CE-iT. Op die manier zijn zij, in combinatie met MA!N, in staat om met een vast en toegewijd team honderdvijftig klanten met persoonlijke aandacht te ondersteunen bij het credit management. Van die honderdvijftig klanten hebben er honderd hun debiteurenbeheer uitbesteed aan Credit Alliance.

Je leest hier onze tips voor debiteurenbeheer

Waarom MA!N?

Geert Amijs (directeur en eigenaar Credit Alliance): “De toepassing van MA!N bij Credit Alliance is anders dan bij veel andere organisaties, ondanks dat een belangrijk deel van het werk bestaat uit debiteurenbeheer. Dat komt doordat Credit Alliance het debiteurenbeheer voor zo’n 100 organisaties verzorgt en dat vraagt een oplossing die flexibel is, omdat de systemen en wensen van klanten onderling sterk verschillen. Software moet daarin faciliteren en niet dicteren en dat is wat we met MA!N hebben bereikt.”

“MA!N biedt veel functionaliteiten standaard aan en alles buiten die standaard kan relatief eenvoudig ingericht worden en over het algemeen tegen een acceptabele prijs. Dat komt door de structuur van de software en daardoor sluit het goed aan bij onze dienstverlening.”

Data importeren

Klanten van Credit Alliance hebben allemaal hun eigen financiële administratie en systemen. MA!N leest dagelijks data in vanuit die systemen om vanaf dat punt berekeningen te maken over wat er bij welke debiteur moet gebeuren. Iedere klant heeft een eigen administratie en kan, als zij dat willen, meekijken in het systeem zonder dat zij de gegevens van andere klanten zien.
Debiteurenbeheer

“Voor veel klanten is het debiteurenbeheer zeer belangrijk.”, zegt Geert. “En iedere klant stelt hier andere eisen aan. Daarom kent MA!N voor iedere klant één of meerdere bewakingsprofielen op basis waarvan debiteuren worden bewaakt en er acties worden gegenereerd. MA!N verzamelt data over het gedrag van debiteuren en de effectiviteit van acties. Data die gebruikt kan worden voor het slimmer inrichten van processen en daarom kijken we nu hoe die data gebruikt kan worden om het aanmaanproces beter aan te laten sluiten op het profiel van een debiteur.”

Kredietinformatie en risicobeheer

Risicobeheer is niet een op zichzelf staand proces en je kunt het niet los zien van het debiteurenbeheer. Credit Alliance kijkt daarom verder dan het versturen van aanmaningen en het beheersen van risico’s is daarom een tweede speerpunt in de dienstverlening. Dit gaat van het adviseren over kredietverzekeringen tot een doorlopende bewaking met behulp van kredietinformatie. Credit Alliance maakt gebruik van externe kredietinformatie die via een koppeling ingelezen wordt in MA!N. Klanten kun zelf aangeven of ze hier gebruik van willen maken. De volgende stap is dat deze informatie wordt verrijkt met de data van Credit Alliance.

“Door het actieve debiteurenbeheer dat we met Credit Alliance voor honderd klanten doen beschikken we bijvoorbeeld over actuele betalingservaringen van veel bedrijven. En betalingsgedrag is een belangrijke sleutel bij kredietbeoordelingen.”, geeft Geert aan, “Doordat wij sterk vertegenwoordigd zijn in een aantal specifieke branches, zoals de grafische industrie en uitzendmarkt, is die data een verrijking op de reguliere kredietinformatie. MA!N voert berekeningen uit met die data en het resultaat is een extra score op basis van actuele gegevens die onze klanten gebruiken bij het bepalen van kredietlimieten voor hun klanten.”

Rapportages

Credit Alliance wil transparant opereren en alle klanten ontvangen daarom wekelijks rapportages met de status van hun portefeuille. MA!N genereert en verstuurt wekelijks, zonder tussenkomst van een medewerker, een set rapportages naar alle klanten. Op die manier blijven klanten betrokken bij het debiteurenbeheer.

Software als een service

“Het uitbesteden van het debiteurenbeheer aan Credit Alliance levert onze klanten vaak direct winst op.”, zegt Geert, “Ze worden ontzorgd en zien vaak in korte tijd de cashflow verbeteren. Maar niet iedere organisatie wil het debiteurenbeheer volledig bij een externe organisatie neerleggen. Het ontbreekt hen alleen vaak aan middelen die debiteurenbeheer ondersteunen. Deze organisaties kunnen gebruik maken van onze software. Dit is MA!N, maar met de door Credit Alliance doorontwikkelde inrichting. En mocht de klant tijdelijk met onderbezetting kampen, dan kunnen wij eenvoudig bijspringen omdat we op hetzelfde systeem werken.”

Als CE-iT hebben wij deze service van Credit Alliance met open armen ontvangen. Voor veel organisaties betekent de implementatie van gespecialiseerde software nogal wat, zowel organisatorisch als financieel. Met deze dienst van Credit Alliance is het puur “plug-and-play” en hoeft de klant niet vooraf te investeren. Bovendien kunnen zij eenvoudig gebruik maken van andere diensten van Credit Alliance.

Een partner die mee wil denken

Op de vraag waarom Credit Alliance voor CE-iT en MA!N heeft gekozen antwoordt Geert: “Het is altijd lastig om software en een IT leverancier te kiezen, omdat je als klant vaak onvoldoende kunt beoordelen of inschattingen correct zijn. Met CE-iT hebben we een partner gevonden die met ons mee wil denken en niet direct voor iedere vraag een factuur stuurt. Zowel de software als de organisatie zijn flexibel. Ze hebben ze verstand van credit management en kunnen op die manier goed onze wensen vertalen naar technische oplossingen. Bovendien is CE-iT ondanks alle mogelijkheden van de software betaalbaar ten opzichte van andere leveranciers. En zeer belangrijk, CE-iT heeft een goede service. Geen 1e, 2e en 3e lijns helpdesk, maar direct iemand die je verder gaat helpen.

Met de keuze voor MA!N zijn wij, ook na zeven jaar, nog steeds blij. Het helpt om standaard taken te automatiseren, zodat medewerkers tijd hebben voor bijzonderheden die een systeem niet kan oplossen. Die medewerkers maken namelijk het verschil, want zij lossen een probleem op of bewegen een debiteur om toch te gaan betalen. Daarnaast kunnen wij met MA!N relatief eenvoudig nieuwe diensten aanbieden en inspelen op de wens van onze klanten. Het helpt ons om waar te maken wat wij beloven.”