In een ideale wereld werkt iedereen binnen een organisatie met één en dezelfde applicatie. De meeste organisaties werken met Outlook, maar slechts een klein deel gebruikt het om de workflow efficiënter te maken. Door een integratie met Exchange en Outlook betrek je met MA!N collega’s laagdrempelig bij workflows.
Exchange vs Outlook
Misschien goed om voor de niet IT’ers even het verschil uit te leggen tussen Microsoft Exchange en Outlook. Outlook is de ‘schil’ (user interface) die je als gebruiker ziet voor e-mail, agenda en taken. Exchange daarentegen zie je als gebruiker niet. Maar daar gebeurt wel het ‘echte werk’. Het is de motor achter de dingen die je doet in Outlook, zoals het versturen van e-mail. Exchange in combinatie met Outlook zijn in Nederland de meest gebruikte applicaties voor e-mail.
Een workflow binnen Exchange en Outlook
Exchange en Outlook worden beide dus veel gebruikt, maar niet alle mogelijkheden worden benut. CE-iT heeft binnen MA!N een integratie ontwikkeld met Exchange en Outlook. Deze integratie betekent dat je collega’s die niet in MA!N werken toch kunt betrekken in een MA!N workflow. Dat gaat als volgt. Als een collega een actie krijgt toegewezen en hij werkt niet in MA!N, dan ziet MA!N dat. MA!N maakt dan een taak aan voor die collega binnen Outlook. Taken zijn gebundeld in een apart tabblad binnen Outlook. Daar kan de betreffende collega al z’n taken bekijken en bewerken.
Alles afronden binnen Outlook
Als je collega een taak heeft bewerkt, dan ziet MA!N dat. MA!N pakt de actie vervolgens op om de workflow te vervolgen. De collega kan al zijn werkzaamheden dus binnen Outlook afronden. Hij kan ook een notificatie krijgen van een nieuwe taak per e-mail of een notificatie bij de herinneringen die je ook ziet voor agenda-items. Denk bij dit alles aan workflows met betrekking tot disputen en het goedkeuren van kredietlimieten of inkoopfacturen.
Inkomende e-mail ontvangen binnen MA!N
De integratie met Exchange biedt ook de mogelijkheid om inkomende e-mail direct in te lezen in MA!N en toe te voegen aan een workflow. Dit voorkomt dubbel werk, omdat de e-mail niet meer apart hoeft te worden opgepakt in Outlook. De e-mail is direct beschikbaar bij de betreffende relatie in MA!N. Een voorwaarde is wel dat MA!N de inkomende e-mail kan koppelen aan een relatie binnen MA!N. Bijvoorbeeld op basis van een relatienummer.