Een van de redenen voor organisaties om met onze credit management software MA!N te gaan werken is om meer inzicht en overzicht te krijgen over de uit te voeren werkzaamheden. Maar hoe doe je dat nou? Daar is niet één antwoord op, omdat de manier waarop onder andere wordt beïnvloed door de grote van het team, het type organisatie en het type debiteur. In deze blog willen we daarom een aantal generieke opties toelichten, zodat je zelf kunt kijken op welke manier MA!N jou het beste kan helpen bij het plannen van werkzaamheden.
Profielen
Als we het hebben over inzicht als reden om met MA!N te gaan werken, dan moeten we wellicht als eerste noemen dat organisaties willen dat de software helpt om slimmer te werken. Dat het activiteiten, zoals het bewaken van een tijdige betaling, op de achtergrond automatiseert. Dit begint bij het inrichten van profielen, incasso schema’s. Hier wordt in vastgelegd wat er standaard moet gebeuren als een factuur niet tijdig wordt betaald. Wat veel mensen niet weten is dat we deze profielen slimmer kunnen maken. Een slimmer profiel kijkt bijvoorbeeld naar het gedrag van een debiteur. Indien een debiteur regelmatig te laat betaald, dan zou de software een andere brief of actie voor kunnen stellen. Hiermee voorkom je een voorspelbaar proces voor de debiteur.
Werklijsten ordenen
De werklijst in MA!N kan veel, verschillende, acties bevatten. Je kunt die standaard van boven naar beneden verwerken, maar soms is het handiger om die te filteren. Bijvoorbeeld op datum, bedrag of type actie. Op die manier kun je eenvoudig een prioritering in het werk aanbrengen.
Soms wil je ook weten wat de toekomstige werkvoorraad is. In dat geval kan er een functie aangezet worden waarmee je ook toekomstige acties kunt zien.
Werk plannen en herplannen
Er zijn verschillende redenen te bedenken waarom het niet lukt om acties direct vanuit de werklijst te verwerken. Denk aan vakanties, ziekte en werkdruk. Een simpele manier om acties te herplannen is door in de werklijst de opvolgdatum aan te passen en daarna op te slaan. Een andere optie die binnen teams handig kan zijn, is de optie om acties te herverdelen over andere gebruikers.
Laat MA!N plannen
De meest gebruikte optie voor het verdelen van werk is door debiteuren te verdelen over portefeuilles die aan één of meerdere medewerkers zijn toegewezen. Voor veel klanten is dit een goed werkende methode, maar er zijn situaties waarin je iets anders wilt. Zo zijn er klanten met grote teams, waarbij ze willen dat de software de werkverdeling uitvoert. MA!N kan dit bijvoorbeeld doen op basis van ervarenheid en beschikbaarheid van medewerkers inclusief prioritering van de uit te voeren acties.
En verder
Naast de genoemde opties en voorbeelden zijn er ook tal van specifieke situaties en oplossingen te bedenken, die voor de ene organisatie zeer waardevol zijn en voor de ander totaal niet. Het mooie van MA!N ter ondersteuning van het credit management is dat je het in kunt richten zoals het beste bij jou past. Als je hierover van gedachten wisselen dan denken we graag mee. In dat geval kun je een mail sturen naar info@ce-it.nl.