Handleiding Collections Portal

De Collections Portal biedt debiteuren een online omgeving waar zij kunnen reageren op openstaande facturen. MA!N verwerkt de reactie van een debiteur op de achtergrond en start de bijbehorende workflow.

Hoe het werkt voor de debiteur

Inloggen debiteur

De debiteur logt in via een link die wordt meegestuurd met een e-mail vanuit MA!N. Dit kan ook een SMS zijn. Deze link bevat een sleutel met een beperkte geldigheidsduur waarmee de debiteur inlogt op de debiteuren portal. De debiteur hoeft zelf dus geen inloggegevens te onthouden en daarmee wordt het gebruik van de portal laagdrempeliger.

Wanneer de geldigheidsduur van een link is verlopen, kan de debiteur niet meer via die link inloggen.

Wat de debiteur ziet en kan

Na inloggen wordt de debiteur doorgestuurd naar een landingspagina waar de openstaande facturen worden getoond. De debiteur selecteert hier een openstaande factuurom om op te reageren en klikt vervolgens op Reageer.

Vanuit security oogpunt worden er, naast facturen, geen andere gegevens van de debiteur getoond.

Reageren

Nadat de debiteur op Reageer heeft geklikt wordt deze door gestuurd naar de reactiepagina. Hier selecteert de debiteur het type reactie voor de geselecteerde factuur of facturen. Op basis van het type reactie verschijnen er één of meer extra velden voor het invoeren van de reactie.

Op de pagina worden ook de facturen getoond waar de reactie voor wordt ingevoerd.

Met de button Opslaan wordt de ingevoerde reactie opgeslagen en doorgestuurd naar MA!N. De debiteur wordt daarna teruggestuurd naar de landingspagina. Hier kan eventueel een reactie voor een andere factuur worden gestart.

De reactie die bij een factuur is ingevoerd, wordt als status bij die factuur op de landingspagina getoond.

Type reacties

Debiteuren kunnen verschillende type reacties invoeren. Bij v1.0 van de portal zijn dat:

• Klacht
• Is betaald
• Ik ga betalen
• Factuur is onbekend
• Nog niet goedgekeurd

Het type reactie bepaalt welke velden er nog meer getoond worden voor het invullen van de reactie. Als organisatie bepaal je bij instellingen welke reacties en velden beschikbaar zijn voor de debiteur.

Instellingen

De Collections Portal biedt parameters waarmee je als organisatie de instellingen van de portal bepaalt. Voor het instellen van de parameters ga je naar het menu in MA!N > Beeld > Web settings.

Dit scherm toont de volgende velden en tabs:

• Actie: hier selecteer je het actie type waar je de instellingen voor wilt aanpassen.
• Actie parameters: wat doet de actie op de achtergrond.
• Actie velden: welke velden worden getoond.
• Overigen: hier stel je de geldigheidsduur van de link in. Let op: deze instelling is generiek en is niet gebonden aan een actie type.

Binnen de portal wordt gesproken over reacties en binnen MA!N wordt dit vertaald naar actie types.

Actie parameters

Actie parameters biedt de volgende opties:

• Actie ID: dit is het ID van het actie type waarmee je de actie uit de Collections Portal koppelt aan het actie type in MA!N. Hiermee zorg je dat gebruikers de acties, ingevoerd door debiteuren, op de juiste plek zien in MA!N.
• Uitzonderen factuur: wanneer deze is aangevinkt, wordt de factuur die gekoppeld is aan de ingevoerde actie uitgezonderd voor aanmanen. Dit blijft van kracht tot een medewerker de actie heeft aangepast of dat de actie is gesloten.
• Actie: wanneer deze is aangevinkt, kan de debiteur dit actie type als reactie selecteren binnen de Collections Portal.

Actie velden

In de tab Actie velden stel je in welke velden zichtbaar zijn bij een actie:

• Als Zichtbaar is aangevinkt dan wordt het veld getoond bij een actie type.
• Standaard is het vullen van een veld verplicht. Als Optioneel is aangevinkt dan is het niet veld niet verplicht.


Templates correspondentie

De templates voor e-mails voor het versturen van links die toegang geven tot de Collections Portal werken gelijk aan hoe je andere templates maakt. Er worden alleen twee extra variabelen toegevoegd:

• De geldigheidsduur van de link.
• De link met sleutel voor inloggen.

Beide variabelen worden tijdes de initiële implementatie door CE-iT ingericht.

Heb je nog vragen over het gebruik en de configuratie van de Collections Portal? Neem dan contact op met Support. Dan helpen we je verder.