Het inzichtelijk maken en beheersen van het debiteurenrisico is een belangrijk onderdeel van credit management. In deze blog kijken we hoe dat bij een van onze klanten werkt. MA!N ondersteunt daar internationaal de risicobeoordeling en acceptatie van klanten. Het betreft een organisatie die wereldwijd actief is en ook wereldwijd met MA!N werkt. Ze maken gebruik van meerdere interne bronsystemen en leveranciers van kredietinformatie.

Illustration of a mail, globe and laptop.

Uitgangspunten

De organisatie werkt met medewerkers die verspreid zijn over meerdere landen en dat geldt ook voor hun klanten. Ze zochten software die een uniform proces faciliteert voor de kredietbeoordeling van nieuwe klanten en het (her)beoordelen van bestaande klanten.

Samen met de klant hebben we de wensen en eisen uitgewerkt. Dit leverde de volgende uitgangspunten op:

  • Niet alle stakeholders werken in MA!N.
  • Deelname aan het proces moet laagdrempelig zijn.
  • Er vindt een kredietwaardigheidstoets plaats op basis van interne data, zoals betalingservaringen en omzet, en een toets bij een credit agency (bijvoorbeeld Creditsafe).
  • Acceptatie vindt op basis van een autorisatiematrix.
  • Het proces raakt medewerkers van verschillende afdelingen en lagen binnen de organisatie.
  • Er is een beslisboom voor het accepteren van klanten en kredietlimieten.

Met deze uitgangspunten zijn we samen met de klant aan de slag gegaan. We hebben samen in korte tijd een low code applicatie in MA!N ontwikkeld waar maandelijks meer dan 1000 mensen wereldwijd mee werken.

Een geïntegreerde oplossing

Een van de uitdagingen waar we voor stonden was de diversiteit aan medewerkers die deelnemen aan het proces. De simpele oplossing was dat iedereen voor dit proces in MA!N werkt. Dat is alleen een hoge drempel voor mensen die misschien maar tien keer per maand iets moeten goedkeuren. Bij het ontwerp hebben we daarom gekeken naar de verschillende rollen die betrokken zijn bij dit proces.

Per rol keken we naar:

  • Hoe vaak is een persoon actief op het proces?
  • Welke informatie is er nodig?
  • Waar werkt iemand?
  • Welke rechten heeft de rol?

Afhankelijk van de rol, en voorkeur van een medewerker, werkt iemand binnen een van de volgende omgevingen:

  • MA!N desktop.
  • MA!N web applicatie (ontwikkeld voor deze klant).
  • Microsoft Outlook.

In alle gevallen is MA!N de motor achter het proces. MA!N slaat gegevens op en bepaalt wat er wanneer moet gebeuren op basis van de credit policy van onze klant. Het stuurt ook data, onder andere kredietlimieten en betalingscondities, door naar andere systemen, zodat iedereen over actuele gegevens beschikt.

Kredietlimieten goedkeuren

Het proces voor het accepteren van klanten en kredietlimieten doorloopt de volgende stappen:

  1. Een verkoopmedewerker voert de gegevens van de klant in MA!N in.
  2. MA!N controleert of de klant al bekend is.
  3. Als een klant niet bekend is, dan identificeert MA!N de klant via een koppeling bij een credit agency.
  4. Bij meerdere zoekresultaten selecteert de medewerker de juiste organisatie. Het is ook mogelijk dat MA!N op basis van parameters zelf de juiste organisatie selecteert.
  5. MA!N haalt kredietinformatie van de geselecteerde organisatie en de bedrijfsgegevens op. Met het laatste zorgt MA!N voor uniforme invoer van bijvoorbeeld bedrijfsnamen.
  6. Bij nieuwe klanten beoordeelt een medewerker de aanvraag en vult eventueel gegevens aan.
  7. Op basis van de hoogte van de kredietlimiet, het profiel van de klant, de kredietinformatie en de autorisatiematrix, keurt MA!N de order goed of start een goedkeuringsproces.

Het aantal fiatteurs is afhankelijk van de aangevraagde kredietlimiet, de betalingscondities en het profiel van de klant. Dit beoordeelt MA!N op basis van een autorisatiematrix. Fiatteurs die niet in MA!N werken ontvangen een e-mail met de informatie die zij nodig hebben. Alle andere medewerkers werken binnen MA!N desktop of de MA!N webapplicatie.

Fiatteurs die niet in MA!N werken handelen een aanvraag af binnen Outlook. De ontvangen e-mail bevat alle informatie inclusief buttons voor het goedkeuren of afkeuren van een aanvraag en het bevat ruimte commentaar. Ze hebben altijd de mogelijkheid om de aanvraag ook binnen de webapplicatie te bekijken.

Soms wil een fiatteur aanvullende informatie. In die gevallen pauzeert MA!N het goedkeuringsproces tot de informatie is aangevuld.

MA!N verzamelt alle informatie vanuit de verschillende kanalen in en verwerkt deze. Een medewerker ervaart hierbij geen verschil of zij werkt in MA!N of in Outlook. Medewerkers beschikken binnen elke omgeving over de data die nodig is voor het proces. Dit maakt het makkelijk om deel te nemen aan het proces en zorgt dat ze zich op de uitzonderingen kunnen richten.

Na het doorlopen van het proces is de aanvraag goedgekeurd of afgekeurd. Bij een goedgekeurde aanvraag stuurt MA!N een bevestiging naar de aanvrager en naar het financiële systeem van dat land. Op de achtergrond bewaakt MA!N, op basis van de credit policy, of er een herbeoordeling van de kredietlimiet of betalingsconditie vereist is. Waar nodig start het dan een nieuw autorisatieproces.

Techniek

Door de opzet van MA!N sluit de software naadloos aansluit op hoe zowel de organisatie als de mensen willen werken. Dat is de kracht van ons Low Code Credit Management Platform. Tegen een fractie van de kosten ontwikkel je een oplossing die past als een maatpak en direct waarde toevoegt. Het stelt deze klant in staat om credit risk management met de hele organisatie consistent uit te voeren.