In het kort
Het doel van credit management is het beheersen van het kredietrisico bij klanten en het optimaliseren van de cashflow. Het om alle taken en processen die bijdragen aan een snelle betaling. Dat gaat van het toetsen op kredietwaardigheid tot debiteurenbeheer en uiteindelijk incasso.
Wat is credit management precies?
Met Credit management houd je als organisatie grip op het geld dat klanten nog verschuldigd zijn. Zodra je een factuur verstuurt (of eigenlijk al bij het uitvoeren van een order), ontstaat er een vordering, en tot het moment van betaling loop je een risico. Credit management brengt dat risico in kaart, beperkt het waar mogelijk en zorgt dat openstaande bedragen zo snel en soepel mogelijk worden betaald.
Het vakgebied wordt vaak verward met losse onderdelen ervan, zoals debiteurenbeheer of incasso. Credit management is breder: het omvat het hele traject van klantacceptatie tot en met het moment dat een factuur daadwerkelijk is betaald. Daarmee raakt het aan finance, sales en klantenservice tegelijk.
Credit management bewaakt vooral de periode tussen het moment van leveren of factureren en het moment van betalen. In die periode leen je feitelijk geld uit aan klanten, zonder dat daar rente tegenover staat.
Dat maakt het verschil met boekhouding duidelijk. Boekhouding registreert wat er is gefactureerd en betaald. Credit management is proactiever: het beoordeelt vooraf welk risico een klant vormt, grijpt tijdens de looptijd van de relatie in wanneer dat risico verandert, en stuurt actief op tijdige betaling in plaats van alleen achteraf te administreren wat er binnenkomt.
Bij goed credit management stuur je niet alleen bij zodra een factuur te laat is. je beoordeelt vooraf welk kredietrisico een klant vormt en stelt op basis daarvan kredietlimieten vast. Tijdens de relatie beoordeel e of dat risico verandert, bijvoorbeeld doordat een klant structureel later gaat betalen of doordat er negatief nieuws over een klant naar buiten komt.
Waarom credit management belangrijk is
Het effect van credit management zie je terug in de cashflow. Hoe langer facturen openstaan, hoe meer werkkapitaal vastzit in plaats van dat je het kunt gebruiken om te investeren, voorraad in te kopen of te groeien. Een veelgebruikte indicator hierbij is DSO, de Days Sales Outstanding, het gemiddeld aantal dagen dat het duurt voordat een factuur wordt betaald.
Met een hoge DSO loop je niet alleen een liquiditeitsrisico, maar ook een verhoogd risico op oninbare vorderingen. Hoe langer een vordering openstaat, hoe groter de kans dat deze uiteindelijk helemaal niet meer wordt betaald, bijvoorbeeld door een faillissement van de klant. Effectief credit management verlaagt de DSO, beperkt afschrijvingen op oninbare vorderingen en verbetert daarmee direct het resultaat van de organisatie.
Dit heeft ook een indirect effect op de financieringskosten. Wanneer werkkapitaal langer vaststaat in onbetaalde facturen, moet je vaker een beroep doen op externe financiering voor het dekken van lopende kosten. Een lagere DSO vermindert die afhankelijkheid. Het geeft je meer ruimte om zelf te bepalen wanneer en waarin je investeert, in plaats van dat die keuzes worden beperkt door een krappe kaspositie.
De drie kernonderdelen van credit management
Debiteurenbeheer
Debiteurenbeheer is het zichtbaarste onderdeel van credit management. Centraal daarbij staat: zorgen dat klanten hun openstaande facturen betalen. En het liefst zo snel mogelijk. Want hoe sneller klanten facturen betalen, hoe eerder je het geld voor andere doeleinden kan inzetten.
Debiteurenbeheer doet dit door het versturen van herinneringen, het onderhouden van contact met klanten over betalingen, het aanbieden van betalingsregelingen. Maar ook door het beschikbaar stellen van een klantportaal waarin debiteuren hun eigen facturen kunnen inzien en afhandelen.
Organisaties werken meestal volgens een opgebouwde aanmaanstrategie. Een vriendelijke betaalherinnering vlak voor of net na de vervaldatum, gevolgd door een iets dringender aanmaning na een paar weken, en pas daarna een formele ingebrekestelling. Afhankelijk van het type klant en de hoogte van facturen voeg je daar ook belmomenten, sms of andere communicatiekanalaen aan toe.
Met goed debiteurenbeheer voorkom je dat betalingsachterstanden onnodig oplopen. Je houdt de relatie met de klant intact en stuurt toch actief op het snel betalen van facturen. Steeds vaker zetten organisaties daarvoor een klantportaal in. Hiermee geef je klanten zelf inzicht in openstaande facturen en het biedt de mogelijkheid om direct te betalen of een vraag te stellen, zonder dat daar telefonisch contact voor nodig is.
Lees in het artikel over debiteurenbeheer uitgebreid hoe je een aanmaanstrategie opzet en welke rol een klantportaal daarin speelt.
Kredietinformatie en kredietacceptatie
Voordat je een klant op rekening levert, is het verstandig om te weten hoe kredietwaardig die klant is. Kredietinformatie, bijvoorbeeld afkomstig van bureaus als Creditsafe of Dun & Bradstreet, geeft inzicht in de financiële positie en het betaalgedrag van een bedrijf. Op basis van die informatie, eventueel aangevuld met interne data, stel je een kredietlimiet vast. Dit is het maximale bedrag dat een klant op rekening mag afnemen.
Dit proces, kredietacceptatie, verloopt in een aantal stappen. Eerst vraag je bij een nieuwe klant externe kredietinformatie op en dat vul je eventueel aan met interne gegevens, bijvoorbeeld ervaringen met vergelijkbare relaties. Op basis daarvan bepaal je een score of risicoprofiel, en daaruit volgt een voorgestelde kredietlimiet. Bij grotere bedragen ligt die beslissing vaak niet bij één persoon, maar volgt er een goedkeuringstraject.
Kredietacceptatie is niet eenmalig. Klanten veranderen, markten veranderen, en een kredietlimiet die een jaar geleden verantwoord was, kan dat nu niet meer zijn. Daarom is het verstandig om klanten structureel te monitoren, bijvoorbeeld via periodieke herbeoordeling of automatische signalen vanuit kredietinformatiebureaus of wanneer het betaalgedrag verandert.
Incasso en risicobeheer
Wanneer een klant echt niet betaalt, kom je uiteindelijk uit bij een incassotraject. Dat begint meestal met een formele ingebrekestelling met een concrete betaaltermijn en de aankondiging van vervolgstappen. Dat kan een overdracht aan een incassobureau zijn of, in het uiterste geval, een gerechtelijke procedure. Maak, voor je een vordering uithanden geeft, wel eerst een analyse van de kosten en baten..
Maar risicobeheer gaat een stap verder dan debiteurenbeheer en incasso alleen. Het gaat om de vraag hoe een organisatie zich structureel indekt tegen moeilijk inbare vorderingen, nog voordat een klant daadwerkelijk in gebreke blijft. Denk aan het spreiden van kredietrisico over meerdere klanten in plaats van sterk afhankelijk zijn van enkele grote debiteuren, het hanteren van strengere kredietlimieten in risicovolle sectoren, of het afsluiten van een kredietverzekering die een deel van het risico op oninbare vorderingen afdekt.
Wil je meer weten over risicobeheer? Lees dan dit artikel over credit risk management.
Credit management en technologie
Al deze taken vragen om goede software ondersteuning. Want handmatig bijhouden welke facturen openstaan, wanneer een herinnering nodig is en welke klant een verhoogd risico vormt, wordt al snel foutgevoelig en tijdrovend.
Je kunt hiervoor gebruikmaken van een combinatie van het ERP systeem en Excel, maar dat heeft nadelen. Er is geen centraal overzicht, opvolging hangt af van individuele medewerkers en risicosignalen worden pas opgemerkt nadat een probleem al is ontstaan.
Credit management software automatiseert onderdelen van debiteurenbeheer, kredietacceptatie en risicobeheer, en koppelt met ERP systemen, kredietinformatieleveranciers en kredietverzekeraars. Dat maakt het mogelijk om onder andere:
- Aanmaanstrategieën automatisch te laten lopen.
- Kredietlimieten doorlopend te monitoren in plaats van periodiek handmatig te herbeoordelen.
- Risico’s zichtbaar te maken voordat ze tot een betalingsprobleem leiden.
Hiermee versterk je het credit management en hebben medewerkers minder tijd nodig voor routinematig werk. Hierdoor blijft er meer tijd over voor de uitzonderingen.
Welke functionaliteit belangrijk is en waar je op moet letten bij het kiezen van een oplossing, lees je in alles wat je moet weten over credit management software.
Mensen en organisatie binnen credit management
Credit management doe je niet in je eentje vanaf de administratie. Het raakt sales, want die halen de klanten binnen en daarmee ook het risico dat erbij hoort. En het raakt finance, want die voelt meteen wat er gebeurt met de cashflow als het misgaat. Werken die afdelingen niet goed samen, dan ontstaat er al snel wrijving. Sales wil die ene order toch doorzetten, terwijl credit management ziet dat het risico eigenlijk te groot is. Of een order wordt geblokkeerd omdat de kredietlimiet vol zit, en niemand snapt goed waarom.
Een handig hulpmiddel daarbij is een kredietbeleid. Dit bevat duidelijke afspraken over hoe je kredietlimieten bepaalt, wie welke beslissingen mag nemen en vanaf welk bedrag er een extra akkoord nodig is. Zo hoef je niet elke keer opnieuw te discussiëren zodra zich een uitzondering voordoet, en weet sales vooraf binnen welke grenzen ze kunnen werken.
Binnen credit management kom je meestal een paar verschillende rollen tegen. De credit controller of debiteurenbeheerder is vooral bezig met de dagelijkse opvolging van debiteuren: bellen, mailen, herinneren, afspraken maken. De credit manager kijkt breder, bepaalt het beleid, werkt samen met andere afdelingen en rapporteert aan de finance manager of de directie. De credit manager is dus vooral de schakel tussen finance, sales en de klant. Bij kleinere bedrijven pakt een persoon vaak allebei die rollen op, bij grotere bedrijven is het een heel team.
Credit management processen meten en verbeteren
Wat je niet meet, is lastig te verbeteren, en dat geldt net zo goed bij credit management. Naast de DSO kun je kijken naar de collection effectiveness index, (hoeveel van je openstaande facturen je binnen een bepaalde periode daadwerkelijk int) en naar het percentage facturen dat op tijd wordt betaald.
Die cijfers zeggen op zichzelf niet zo veel. Pas als je ze naast elkaar legt, bijvoorbeeld per klantsegment, per aanmaanstrategie of over meerdere periodes, zie je waar de winst zit. Misschien betaalt een bepaalde klantengroep structureel te laat, of blijkt een andere volgorde van herinneringen sneller resultaat op te leveren. Ook hier ondersteunt credit management software in.
Kortom, credit management verbeteren is eigenlijk nooit klaar. Hoe je dat gestructureerd aanpakt, bijvoorbeeld door verschillende aanmaanstrategieën gecontroleerd naast elkaar te testen, lees je in een champion challenger voor het optimaliseren van credit management processen.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen credit management en debiteurenbeheer?
Debiteurenbeheer is een onderdeel van credit management, namelijk de opvolging van openstaande facturen door middel van herinneringen, communicatie en betalingsregelingen. Credit management is breder en omvat daarnaast ook kredietacceptatie, kredietinformatie en incasso, van nog voor een klant krediet krijgt tot en met het moment dat een factuur is betaald.
Wat doet een credit manager precies?
Een credit manager is verantwoordelijk voor het beheersen van het kredietrisico van klanten en het bewaken van de cashflow die daarmee samenhangt. Dat betekent onder meer het beoordelen en vaststellen van kredietlimieten, het aansturen van debiteurenbeheer, het opstellen of bewaken van het kredietbeleid en het samenwerken met sales en finance zodra risico’s en commerciële belangen elkaar raken.
Wat is credit risk management?
Credit risk management is het onderdeel van credit management dat zich specifiek richt op het inschatten en beperken van het risico op wanbetaling. Dat gebeurt onder meer via kredietlimieten die aansluiten op het risicoprofiel van een klant, structurele monitoring van kredietinformatie en het spreiden of afdekken van risico, bijvoorbeeld met een kredietverzekering.
Hoe hangt credit management samen met cashflow?
Hoe sneller openstaande facturen worden betaald, hoe minder werkkapitaal vastzit in nog niet betaalde facturen. Effectief credit management verlaagt de DSO en verbetert de cashflow. Daarmee vermindert het de afhankelijkheid van externe financiering voor het dekken van lopende kosten.
Is credit management alleen relevant voor grote organisaties?
Nee. Ook kleinere organisaties lopen kredietrisico zodra ze op rekening leveren. De schaal waarop credit management wordt ingericht verschilt van een eenvoudig kredietbeleid tot een volledig team met eigen software, maar het belang van grip op openstaande vorderingen geldt voor elke organisatie die op rekening werkt.
Hoeveel tijd kost het inrichten van credit management binnen een organisatie?
Dat hangt sterk af van het startpunt. Een organisatie die overstapt van losse Excel bestanden naar een gestructureerde aanpak, kan al met een eenvoudig kredietbeleid en een vaste aanmaanstrategie snel winst boeken. Het volledig doorontwikkelen van credit management, inclusief structurele monitoring van kredietinformatie en geautomatiseerde processen, is doorgaans een geleidelijk traject van enkele maanden of langer in plaats van weken.
Meer weten?
Credit management raakt al snel aan de vraag hoe je dit in de praktijk organiseert en ondersteunt. Wil je weten hoe organisaties credit management met software ondersteunen? Lees meer over credit management software.