We hebben bij CE-iT geïnvesteerd in het toegankelijker maken van MA!N via het web. Daarbij hebben we gekeken naar waar iemand werkt, hoe iemand werkt en op welke manier we dat makkelijker kunnen maken. Zowel voor de gebruikers van onze klant als voor hun klanten, de debiteuren. Een van de uitkomsten is een debiteuren portal waarmee je als organisatie debiteuren inzicht geeft in openstaande facturen en de optie biedt voor het achterlaten van reacties via een webpagina.

Wat doet het?

Met de portal krijg je als organisatie de optie voor het toevoegen van een link aan digitale correspondentie. Denk hierbij aan een herinnering die je per e-mail verstuurt of een sms. Via deze link landt een debiteur op een webpagina waar een overzicht staat van de openstaande facturen. Hier heeft de debiteur de optie voor het achterlaten van verschillende type reacties zoals het vragen om een kopie van een factuur, aangeven dat een factuur betaald is of het doen van een verzoek tot een betalingsregeling. Afhankelijk van de parameters die je als organisatie hebt ingesteld wordt er vervolgens een workflow gestart.

Landingspagina debiteuren portal MAIN

Workflows

MA!N verwerkt de reacties van de debiteur en op basis van de ingestelde parameters wordt er een workflow gestart. Denk hierbij aan de volgende scenario’s:

  1. Een debiteur geeft aan over drie dagen te gaan betalen. MA!N registreert dat en maakt een actie aan waarbij het over vijf dagen controleert of de betaling daadwerkelijk is ontvangen. Is er betaald dan zie je hier als medewerker niets van, is er niet betaald dan verschijnt er een actie in de werklijst voor een medewerker of vervolgt MA!N de standaard workflow.

  2. Een debiteur vraagt bij een factuur om een kopie. Indien MA!N toegang heeft tot facturen dan zal het de factuur per e-mail naar de debiteur sturen. Heeft MA!N geen toegang tot facturen dan wordt er een actie aangemaakt voor een medewerker voor het versturen van de factuur.

  3. Een debiteur wil een betalingsregeling afsluiten voor drie termijnen. Bij de parameters stel je in binnen welke grenzen een betalingsregeling standaard akkoord is en wanneer niet. Valt het voorstel van de debiteur binnen deze grenzen dan legt MA!N de betalingsregeling vast en verstuurt het een bevestiging naar de debiteur. Op het moment dat het voorstel buiten de parameters valt, dan wordt er een actie aangemaakt voor een medewerker om het voorstel te beoordelen en ontvangt de debiteur een bericht dat het verzoek in behandeling is genomen.

Als klant van CE-iT bepaal je dus wat een debiteur mag doen en welk deel geautomatiseerd wordt afgehandeld, zodat je de gewenste mix krijgt tussen automatisering en menselijke beoordeling.

Wat voegt een portal voor debiteuren toe?

Met het gebruik van een portal ben je als organisatie 24 uur per dag en 7 dagen per week bereikbaar voor klanten. Daar komt bij dat het voor veel mensen een drempel is om te bellen voor iets als een betalingsregeling en die drempel wordt voor een groot deel weggenomen met een portal.

Voor jou als organisatie betekent een portal ook dat een deel van de contacten met klanten op de achtergrond door het systeem worden afgehandeld, dat er administratief werk vervalt en dat medewerkers zich kunnen richten op de uitzonderingen.

De debiteuren portal is als losse module voor MA!N beschikbaar. Wil je meer weten? Stuur een e-mail naar info@ce-it.nl dan nemen we contact op en vertellen we je alle details.