Goed debiteurenbeheer vraagt om een actuele administratie. Dat is alleen makkelijker gezegd dan gedaan, want ongemerkt sluipt er vervuiling in. Bijvoorbeeld door niet verwerkte credits en debets die bij elkaar horen. Het gevolg is dat je processen niet automatisch kunt verwerken. Doe je dat wel dan bestaat het risico dat je onjuiste informatie naar klanten stuurt.
Je wilt dus dat de administratie actueel is. Het uitzoeken van transacties (facturen) die bij elkaar horen kost alleen tijd. Tijd die er binnen het team misschien niet is. Gelukkig is er in veel gevallen een logische link tussen de transacties en dat biedt ruimte voor automatisering. Een van onze internationale klanten besefte dat. Zij hebben die logica voor hun organisatie uitgewerkt en gebruikt voor het automatiseren van dit proces in MA!N.
De oplossing bestaat uit de volgende onderdelen:
- Een logica binnen MA!N voor het vinden van transacties die bij elkaar horen.
- Een goedkeuringsproces binnen MA!N.
- Het versturen van journaalposten naar het financiële systeem.
Het opsporen van transacties
De eerste stap is dat MA!N leert herkennen welke transacties bij elkaar horen. Bijvoorbeeld een credit met als referentie het oorspronkelijke factuurnummer. De logica kan per organisatie verschillen en daarom stel je als organisatie de regels in die MA!N hanteert.
De verwerking
De zekerheid waarmee MA!N transacties aan elkaar kan koppelen, bepaalt de verdere werking. Is er 100% zekerheid, dan vervolgt MA!N het proces zonder tussenkomst van een medewerker. Bij een lagere zekerheid bevestigt een medewerker de koppeling of keurt die af.
Er is een optie waarbij een medewerker handmatig automatisch goedgekeurde koppelingen kan terugdraaien. Net als dat er dagelijks een rapport wordt gegeneerd met alle goedgekeurde transacties. Op die manier houdt de organisatie controle over wat er gebeurt.
Administratieve afhandeling
Weten welke transacties bij elkaar horen is prettig, maar het doel is dat ze uit de lijst met openstaande posten verdwijnen. De volgende stap is daarom het sluiten van de aan elkaar gekoppelde transacties in de financiële administratie. MA!N maakt hiervoor een journaalpost aan en stuurt die door naar het financiële systeem. Op die manier wordt de verdere afhandeling geautomatiseerd uitgevoerd.
Wat levert het op?
Deze oplossing zorgt dat de klant minder tijd nodig heeft voor het actueel houden van de administratie. Het resultaat is dat de verwerking van correspondentie is geautomatiseerd en dat meer is tijd voor het daadwerkelijke debiteurenbeheer. En niet onbelangrijk, KPI’s als DSO worden juist berekend.
Deze functie is ontstaan uit de creativiteit van de klant en is een mooi voorbeeld van de toegevoegde waarde die de flexibiliteit van MA!N biedt. Dat staat los van of je MA!N gebruikt als credit management software of als low code platform.